Компании всех форм и размеров проводят встречи, будь то глобальная корпорация, запускающая продажи в миллиард долларов в Европе, или небольшой семейный бизнес, решающий обновить свои акции. Ведение минут обычно является важным компонентом собраний компаний, давая компаниям точную запись важных событий, таких как голоса акционеров, рабочие споры и обсуждение будущих стратегий.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Блокнот и ручка
-
Диктофон или записывающее устройство
Изучите повестку дня предыдущей встречи. Возможно, были подняты вопросы, которые необходимо рассмотреть на текущем совещании. Знание этих тем до встречи позволит вам быстрее получать информацию и делать более короткие заметки.
Запишите на пленку совещание с помощью записывающего устройства, если вы думаете, что вам может быть трудно идти в ногу с обсуждениями. Прикосновение к записи означает, что вы сможете расшифровать соответствующие моменты позже с меньшим количеством временных ограничений.
Сядьте рядом с председателем собрания. Это позволит вам попросить разъяснений по любым вопросам, которые вы считаете неоднозначными или несущественными.
Напишите время и дату в заголовке своей записной книжки. Запишите человека, который председательствует на собрании, собеседника (себя) и место проведения.
Перечислите всех участников, кроме председателя и вас самих. Раздайте лист бумаги и попросите каждого участника указать свое имя. Эта информация может быть затем расшифрована до ваших полных минут позже.
Следите за повесткой дня встречи. Встречи обычно имеют пронумерованные пункты для обсуждения. Тем не менее, разговоры могут идти по касательным, что означает, что элементы пропущены или обсуждаются не по порядку. Придерживайтесь чисел в повестке дня и запишите их, как они обсуждаются, даже если не в порядке.
Документируйте любые движения, сделанные в отношении решений о правилах или будущем направлении компании. Перечислите лиц, которые предлагают предложения, и, если будет проведено голосование, запишите, кто и сколько проголосовал за предложение. Документируйте, как это движение было осуществлено, будь то устное подтверждение, поднятие рук или тайное голосование.
Запишите протокол как можно скорее после встречи. Информация, вероятно, будет свежа в вашем уме, поэтому вы можете вспомнить больше деталей, чем если бы вы оставили ее на более позднее время.
Запишите свое собственное имя в конце документа, чтобы коллеги могли связаться с вами с вопросами о содержании.
