Вы можете доставлять плохие новости сотрудникам, клиентам или руководству различными способами. Многие люди предпочитают, чтобы негативные сообщения доставлялись просто и прямо. Другие предпочитают более тонкий подход, формулируя сообщение на наименее оскорбительном языке. В любом случае вы должны сообщать новости, которые, скорее всего, нежелательны и нежелательны, в четкой и сжатой форме.
Поддерживать отношения
То, что у вас есть нежелательная информация для передачи, не означает, что вы должны испортить отношения с принимающей стороной. Если вы увольняете сотрудников, отклоняете запрос на пожертвование или отказываете в возмещении расходов на командировки, имейте в виду, что ситуация может измениться в будущем и ваше решение может быть отменено. Добавьте дополнение к заметке, например, сообщите сотрудникам, насколько вы цените их вклад. Объясните сборщикам денег, что в настоящее время в вашем бюджете не предусмотрены определенные расходы. Дополнение смягчит удар и сохранит открытость линий связи для возможных будущих отношений.
Рамочное сообщение с позитивным языком
Слова, выбранные вами в заметке, помогут сохранить положительный ответ, даже если вы отправляете отрицательное сообщение. Например, вы можете запросить дополнительную информацию для обработки денежного запроса, а не написать, что предоставленная информация не является приемлемой. Скажите сотрудникам, что они могут сделать вместо того, что они не могут сделать. Например, напишите «пожалуйста, одевайтесь в деловую повседневную одежду по пятницам» вместо «не носите джинсы по повседневным пятницам». Отправьте вашему клиенту записку с надписью «вы можете забрать свой товар в понедельник», а не «свой заказ». не будет готов до следующего понедельника.
Предотвратить правовые последствия
Записки компании часто выходят за пределы ваших деловых стен и попадают в руки средств массовой информации или других сторон. Избегайте использования любого языка, который намекает на незаконную или дискриминационную практику. Например, вместо того, чтобы писать «наш бухгалтер уходит из компании, потому что он допустил значительные ошибки в отчетах на конец года», пишите «после многих лет признанного обслуживания наш бухгалтер переходит к другим возможностям». Ясность помогает предотвратить нежелательные слухи от распространение, которое может повредить репутации вашей компании. Неясное негативное сообщение гласит: «Из-за неправомерных действий некоторые финансовые сотрудники уезжают». В лучшей записке говорится: «Мы рады объявить, что новые финансовые сотрудники собираются заменить уходящих в отставку сотрудников бухгалтерии».
Буфер плохих новостей
Негативные записки часто приводят к обидным чувствам и гневным реакциям. Вы можете смягчить или, по крайней мере, уменьшить количество выпадений из-за плохих новостей, если вы положите в буфер хорошие новости. Например, начните отрицательную заметку с «вы будете признательны за количество дополнительных льгот, включенных в ваш страховой полис», когда вам придется поднять страховые тарифы. Сохраняйте буфер, связанный с сообщением, чтобы сохранить ясность. Другими словами, не говорите «новая парковка открывается на следующей неделе», когда отправляете сообщение о сокращении льгот.
