Правила порядка Роберта - это общепризнанное руководство о том, как группы должны проводить собрания и принимать совместные решения. Как официальный отчет о том, что происходит на каждом собрании, протоколы являются важным ресурсом в процессе принятия решений любой группой. Протокол встречи не обязательно увлекательный, но он должен быть четким и понятным. Существует точный метод ведения минут в соответствии с правилами Роберта; следование этой формуле облегчает будущим читателям следить за ходом и его результатами.
Начало Роберта Правила Порядка Минуты
Каждый набор протоколов собрания, согласно правилам порядка Роберта, должен включать в себя одни и те же детали, которые дадут читателю общее представление о цели встречи. Всегда начинайте с первого абзаца, который включает в себя:
- Тип собрания, будь то регулярное, специальное, ежегодное, регулярное или отложенное.
- Дата, время и место встречи. Если все встречи проводятся в одном и том же месте, опустите эту деталь
- Название организации, которая встречается
- Подтверждение присутствия на заседании председательствующего и секретаря организации. Если это не так, укажите имена лиц, заменяющих каждого из них.
- Укажите, были ли прочитаны и утверждены протоколы предыдущего собрания. Если предыдущая встреча не была регулярной, добавьте дату этой встречи.
Основная часть протокола
Большая часть оставшейся записи будет заполнена подробностями о встрече. Секретарь, ведя протокол, может записать собрание и подготовить запись позже, чтобы обеспечить достоверную и полную запись всех деталей встречи. В случае сбоя основного метода всегда сохраняйте дополнительный метод записи, например, ноутбук или ноутбук, а также ручки и бумагу.
Включите все официальные темы для обсуждения на собрании. Сделайте подробные записи о:
- Любые движения, сделанные на собрании, вместе с именем человека, который сделал движение.
- Движения, ставящие вопрос перед телом на собрании.
- Окончательная формулировка и расположение всех предложений.
- Информация о каждом голосовании, включая поименное голосование, подсчитанный голос или голосование.
- Прошло ли собрание в квази-комитет или комитет в целом, и результаты этого акта.
- Все вопросы порядка и апелляции, а также их расположение, а также любые причины, которые были изложены председателем для каждого решения.
- Запись любых неупорядоченных комментариев, которые мог сделать член, в результате чего председатель назвал его неупорядоченным.
- Все остальные официальные обсуждения проводятся в комнате.
Завершение протокола собрания
Последний пункт вашего протокола должен включать любые заключительные замечания, сделанные председателем, а также время официального закрытия заседания. Если на собрании присутствовали приглашенные ораторы, запишите их имена и тему выступлений в этом последнем абзаце. Подпишите протокол собрания и попросите подписать его вашего председателя. Подпись секретаря записи является юридическим доказательством подлинности этого документа, поэтому крайне важно, чтобы вы подписали его, прежде чем подавать его или передавать другим.
