Будь то ассоциация кондоминиумов или многонациональная корпорация, протоколы заседаний образуют правовую основу для любых действий, предпринимаемых группой. Ассигнования, политика, покупки - любая деятельность корпорации, некоммерческая или коммерческая - должны регистрироваться в течение нескольких минут. Некоторые организации более неформальны, чем другие, - вы, вероятно, не услышите, чтобы сосед отправлял какое-то движение на столе в церковном комитете, - но все должны действовать в соответствии с решениями своих руководящих органов. Протоколы подтверждают эти действия и определяют их намерения.
Будь готов
Планируйте заранее. Соберите повестку дня и список членов или участников собрания в руках перед собранием. Если ваша группа обычно не работает с повесткой дня, предложите ей начать делать это, чтобы сохранить фокус. Узнайте, сколько членов необходимо для ведения бизнеса, чтобы вы могли заметить наличие кворума в минутах, если это необходимо.
Создайте шаблон для заметок. Включите места для даты, времени и места, а также контрольный список участников, чтобы отметить участников и отсутствующие. Если собрание включает в себя общественное мнение, включите строки для имен и вопросов, каждый из которых решает. Некоторые веб-сайты, такие как Meetingtemplates.com, предлагают бесплатные шаблоны для различных типов собраний.
Укажите дату, время, место, участников и информацию о кворуме на собрании. Обратите внимание, кто созвал собрание для заказа и время. Если возможно, попросите присутствующих людей зарегистрировать их имена, чтобы вам не пришлось спрашивать, как их пишут. В больших членских группах раздайте лист регистрации, чтобы дважды проверить свой контрольный список посещаемости.
Выполнить точно
Запишите каждую проблему и любые действия, предпринятые по каждой. Всегда включайте имя участника, который сделал движение. Первое предложение, как правило, заключается в том, чтобы принять протокол предыдущего заседания, за которым следуют отчеты любого комитета. Включите рекомендации и любые действия, предпринятые в ответ. Сохраните письменные отчеты комитетов для включения в последние протоколы. Не пытайтесь суммировать обсуждения.
Запишите имена тех, кто представляет, перемещает или иным образом защищает действие, а также точное повторение каждого предложения. Многие организации также регистрируют человека, который задерживает движение. Не стесняйтесь просить о переформулировке или уточнении - этот официальный отчет связывает группу с конкретными действиями.
Запишите голоса в соответствии с системой вашей организации. Вам понадобится как минимум количество голосов. Некоторые группы также добавляют имена и записывают, как проголосовал каждый человек.
Запишите время и способ отложения. Подпишите свое имя как секретарь-минутный хранитель.
Выполнить
Немедленно напишите минуты, пока встреча свежа в вашем уме. Передайте их руководителю на утверждение в течение дня или двух вместе со списком докладов или экспонатов.
Отправляйте протоколы участникам и участникам, которые запросили их, по электронной почте, по почте первого класса, через общее приложение, такое как Microsoft OneNote, или облачную программу, такую как Google Drive.
Подготовьте официальную копию и приложите оригинальные доклады и экспонаты для постоянной записи.
подсказки
-
Попробуйте создать шаблон для нужд вашей организации, а не подгонять свои заметки к абстрактному шаблону. Многие бизнес-шаблоны слишком неформальны для организационных или общественных встреч.
Поощряйте использование правил порядка Роберта в вашей организации. Это широко используемый формат, который можно адаптировать к формальным и неформальным встречам.
