Минуты являются подробным отчетом о встрече. В протоколе записываются темы разговора, необходимые действия и принятые решения. Протокол гарантирует, что есть официальная запись собрания, также документируя, кто был на собрании, а кто отсутствовал. Обычно для ведения протокола избирается один человек, обычно секретарь или казначей. Если вам была предоставлена возможность отводить минуты для собрания, необходимо помнить о некоторых вещах, чтобы вы могли профессионально их записывать.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Ручка или карандаш
-
Ноутбук
-
Записывающее устройство
-
компьютер
Запишите время, дату и место проведения собрания вверху страницы в блокноте.
Используйте записывающее устройство, которое вы можете воспроизвести позже, чтобы помочь вам в написании полных минут.
Перечислите имена участников. Также запишите имена людей, которые должны были присутствовать на собрании, но отсутствуют. Вам может потребоваться отметить, чье отсутствие оправдано. Если это так, вы можете отметить «извините» в скобках рядом с именем человека.
Следуйте вместе с повесткой дня встречи. Основные участники обычно получают повестку дня до собрания, и это поможет вам записать каждую обсуждаемую тему по порядку.
Обратите внимание на основные моменты, сделанные для каждой темы повестки дня. В протоколе должны быть отмечены любые решения или последующие меры, необходимые для каждого пункта повестки дня.
Добавьте слово «Действие» в любой пункт повестки дня, в котором есть обязательное действие со стороны члена совета или участника. Когда вы печатаете свои заметки, выделите слово «действие» жирным шрифтом и курсивом и поместите его в собственную строку; это облегчает поиск и помогает отслеживать, кто что должен делать.
Напишите или напишите «Прочие вопросы», чтобы обозначить любые обсуждаемые темы, помимо тех, которые перечислены в повестке дня, и указать, кто отвечал за обсуждение этих вопросов на собрании.
Укажите в своем протоколе согласованное время, дату и место следующей встречи.
Запишись на свои минуты. В последней строке введенных вами минут должны быть указаны ваше имя и заголовок, а перед ним должна стоять фраза типа «Протокол записан».
подсказки
-
Убедитесь, что ваше записывающее устройство подключено, полностью заряжено или имеет дополнительные батареи.
