Протоколы заседаний персонала содержат письменный отчет о принятых решениях, обсужденных вопросах, полученных голосах, заданиях и других вопросах, касающихся персонала. Важно зафиксировать детали встречи, а также суть обсуждений. Вам не нужно записывать каждое слово, произнесенное во время встречи, но вы должны быть в состоянии предоставить участникам точную запись встречи.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Инструменты для заметок
-
самописец
Подготовьтесь к встрече, посетив комнату, чтобы оценить, где вы должны сидеть, чтобы получить наилучшую точку зрения и найти электрические розетки, если они вам нужны. Просмотрите предыдущие минуты, чтобы узнать, как минуты были записаны в прошлом.
Получить копию повестки дня, чтобы помочь вам организовать протокол по темам. Получите список приглашенных участников и проверьте участников, попросив их войти, когда они войдут в собрание.
Обратите внимание на дату и время встречи. Напишите каждое движение, как оно было представлено, слово в слово. Запишите голоса, взятые и сколько проголосовало за, против и воздержалось. Включите имя создателя движения и кто делает это движение.
Используйте маркеры, чтобы выделить важные темы для обсуждения, такие как бюджеты, выборы или планирование мероприятий компании. Обратите внимание на плюсы и минусы, затронутые в ходе обсуждения, и на то, кто сделал каждое заявление. Заверните каждую тему обсуждения с результатом, который будет движение и голосование, задание для исследования темы или назначенное действие.
Запишите минуты в ясном и удобном для чтения формате, чтобы их было легче отслеживать. Найдите приложения и инструменты, которые уже созданы, чтобы сделать работу с минутами более эффективной. Их можно найти на веб-сайтах, таких как onenote.com, если вы используете Windows. Посетите сайт evernote.com, где вы найдете инструменты для написания, согласованный сайт для инструментов для создания заметок и обмена минутами, а также документы Google для шаблонов протоколов заседаний и простых способов поделиться минутами.
Запишите протокол как можно скорее после собрания, пока дискуссии еще свежи, желательно в течение 24 часов. Пишите от третьего лица по всему.
Передайте черновик менеджеру или руководителю, который председательствовал на собрании, для рассмотрения, прежде чем отправлять протоколы остальным участникам. Внесите исправления и отправьте копию всем присутствующим на собрании. Приложите соответствующие документы, такие как копия бюджета, список действий или список контактных телефонов.
подсказки
-
Создайте шаблон, чтобы упростить процесс принятия минут. Используйте это снова и снова, когда занимает минут персонала.
Используйте записывающее устройство, если вы беспокоитесь о точности. Скажите участникам, что они записываются, прежде чем включать рекордер.
Предупреждение
Не смущайтесь, когда теряете связь с обсуждением или не понимаете высказанную мысль. Если вы запутались, остановите разбирательство и попросите разъяснений, чтобы убедиться, что вы точно сообщаете.
