Подготовка и написание хороших протоколов встречи - это навыки, которые каждый может приобрести, немного подготовившись и уделив внимание деталям. Беспристрастная и правильная запись заседаний является юридическим требованием для многих предприятий. Если вы пишете минуты для деловой, политической, социальной или волонтерской организации, эти протоколы станут неотъемлемой частью истории организации. Во многих случаях минуты хранятся годами, десятилетиями, а иногда и веками.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Повестка дня
-
Список участников
-
Магнитофон
-
Ноутбук
Приходите на встречу рано с повесткой дня, списком участников и оборудованием, необходимым для записи протокола. Выберите место рядом с организатором встречи. Сидение рядом с координатором встречи позволяет вам лучше слышать и легко запрашивать разъяснения.
Спросите, можете ли вы использовать магнитофон для записи аудиозаписи встречи. Если вы делаете заметки на компьютере, убедитесь, что он работает правильно, и у вас есть бумажный блокнот и пишущие инструменты, которые можно использовать в качестве метода резервного копирования на случай, если компьютер выйдет из строя.
Запишите дату и время проведения собрания. Запишите суть отчетов офицеров и отчетов комитетов. Обычно полные отчеты прилагаются к протоколу собрания. Запишите движения по мере их возникновения. Укажите, кто представил каждое предложение, кто поддержал предложение и было ли оно одобрено, что известно как «перенесено» или не получено. Если какой-либо пункт повестки дня представлен на обсуждение - на нем не действовали во время собрания, а отложили на более позднее время, отметьте, кто внес предложение представить этот пункт и кто поддержал предложение. Запись объявлений и даты последующих встреч.
Найдите или создайте шаблон протокола встречи. Ваша организация может уже иметь шаблон протокола собрания. Если этого не произойдет, вы можете использовать один из многих доступных в сети шаблонов минут собраний или создать свой собственный шаблон. Шаблон нуждается в заголовке, теле и строке подписи. Заголовок включает название организации, а также дату, время и место проведения собрания.
Создайте тело шаблона, используя повестку дня в качестве руководства. Включите в эту часть следующие элементы: статистику посещаемости, утверждение протоколов последних заседаний, отчеты должностных лиц и комитетов, старые дела, новые дела, объявления и время перерыва.
Убедитесь, что шаблон содержит строки подписи и даты для секретаря и утверждающего органа.
Подготовьте свои минуты, используя шаблон. Устранить лишние детали. Запишите, что было решено, кто будет выполнять действие, когда оно наступит, и как организация узнает, когда действие будет выполнено. После того, как вы закончите свой первый набросок, просмотрите аудиозапись собрания, чтобы убедиться, что вы собрали все необходимое. Затем отредактируйте ваши минуты.
Протоколы - это запись действий, которые предпринимает организация. Это не запись всего, что сказано, это стенограмма. Сохраняйте свои профессиональные минуты. Не включайте ваше мнение, суждение или толкование. Такие фразы, как «горячие дебаты» и «отличный комментарий» не имеют места в протоколе профессиональной встречи. Никогда не включайте движения, которые были сняты.
Приложите отчеты о сотрудниках и комитетах к вашим заполненным протоколам. Сделайте необходимое количество копий. Если возможно, распространяйте протокол встречи до следующего собрания, чтобы можно было быстро вносить дополнения и / или исправления.
подсказки
-
Отметьте участников в вашем списке, когда они прибудут на встречу. Запись достижений, а также проблем. Убедитесь, что имена написаны правильно. Сохраните резервную копию ваших минут. Не бойтесь просить разъяснений.
