Бухгалтерские отделы используют различные сокращения, чтобы определить обязанности, отделы или правительственные учреждения. Хотя некоторые аббревиатуры являются отраслевыми, другие существуют повсеместно. A / P представляет отдел "кредиторской задолженности" в большинстве компаний.
позиции
Отделы кредиторской задолженности различаются по размеру от одного человека ко многим на нескольких разных уровнях надзора. Клерки кредиторской задолженности вводят данные из счетов в систему учета и сопоставляют счета с резервной документацией. Контролеры кредиторской задолженности контролируют работу клерков кредиторской задолженности и отвечают на запросы других отделов относительно оплаты счетов или остатков поставщиков. Менеджеры по кредиторской задолженности руководят отделом, планируя отдельные роли в отделе, бюджетируя расходы отдела и сотрудничая с другими руководителями компании в принятии решений.
обязанности
Отдел кредиторской задолженности несет ответственность за своевременную оплату счетов. Многие поставщики предлагают скидки на оплату счетов в течение определенного периода времени. Отдел кредиторской задолженности контролирует сроки оплаты наряду с датами скидок, чтобы гарантировать компании самые большие доступные скидки. Отдел кредиторской задолженности должен проверить правильность каждого счета до оплаты. Отдел кредиторской задолженности координирует печать чека с подписью руководства на чеке. Чеки и счета также должны быть заперты.
Внутренний контроль
Из-за суммы денег, переходящей из рук в руки через отдел кредиторской задолженности, внутренний контроль должен быть приоритетом. Базовая защита чеков достигается за счет блокировки чеков и ограничения доступа к ключу.Проверка счета определяет, является ли каждый счет точным и действительным. Обязанности распределяются между различными членами команды, чтобы никто из членов команды не мог получить доступ ко всей системе без проверки другого лица.
Улучшение процесса
Печать чеков часто представляет собой ручной процесс, требующий труда человека для утомительных задач, таких как печать конвертов. Улучшение процессов снижает потребность сотрудников в работе, не связанной с добавленной стоимостью, и позволяет сотрудникам сосредоточиться на аналитической работе. Улучшения включают использование электронных платежей и электронных систем одобрения.
