Составление предложения по контракту требует от вас составления убедительного рассказа, объясняющего, почему ваша компания лучше всего подходит для работы, которую ищет агентство государственного сектора, или для консалтингового проекта, запрошенного компанией частного сектора. Поскольку предложения для государственного сектора являются наиболее сложными для написания и зачастую наиболее трудоемкими для создания, если вы знаете, как написать выигрышное предложение по контракту для правительства, написание одного для работы в частном секторе - это очень просто.
Как написать предложение по контракту
Просмотр списков требуемых справок для авторов предложений на любой онлайн-доске вакансий показывает, что набор навыков, который вы используете для создания выигрышного предложения, является чрезвычайно ценным. Но возможность писать выгодные контрактные предложения требует не только хороших навыков письма и владения английским языком. Великолепно составленные контрактные предложения требуют коллективных усилий и четкого понимания услуг или продуктов компании, процессов контрактов, приобретений и ценообразования. Составление предложения по контракту может занять недели и даже месяцы планирования, стратегии и исследований. Написание контрактного предложения не является работой одного человека. Во многих организациях есть «команды захвата», являющиеся расширением раздела развития бизнеса компании.
Когда предприятия используют предложение по контракту
Многие компании, которые предоставляют услуги или продукты государственным органам, используют контрактные предложения в качестве средства для ведения бизнеса в государственном секторе. Есть предложения для контрактных предложений в частном секторе, но предложения для работы в частном секторе часто менее сложны и структурированы, чем предложения, написанные для государственных чиновников по контрактам и закупкам. Если вы собираетесь писать предложения по контракту для своей организации, будет полезно узнать больше о предложениях, ориентированных на правительство, из-за уникальной структуры предложений правительства и требований ведения бизнеса с учреждениями государственного сектора. Если вы знаете, как написать, например, выгодное предложение по контракту для федерального правительства, то по сравнению с ним будет легко написать предложение, которое выиграет бизнес вашей организации в частном секторе.
Процесс приобретения
Администрация общего обслуживания США публикует Федеральные правила закупок (FAR). FAR - это книга из более чем 2000 страниц, в которой содержится все, что вы когда-либо хотели знать о процессах и правилах федерального правительства. Amazon также предлагает книги и версии Cliffs-Notes-esque, но вы можете скачать их с правительственного сайта и знать, что вы получаете все обновленные версии и поправки. Познакомьтесь с FAR, и он ответит на многие ваши вопросы о написании предложения по контракту. Как минимум, вы будете лучше понимать, как и почему правительство требует таких подробных ответов на свои запросы о продуктах и услугах.
Процесс государственных закупок часто начинается с ходатайства. Приглашение - это доступный для общественности документ, содержащий информацию об агентстве, которому требуются услуги или продукты. Запрос содержит подробную информацию о типе услуги или продукта и о том, как правительство хочет, чтобы услуга или продукт были предоставлены. В нем также изложены условия управления отношениями между поставщиком и агентством. В правительственном запросе вас называют «Подрядчик» или «Продавец». В некоторых случаях правительство выдает Запрос на информацию (RFI), который предшествует публикации запроса. Целью RFI является определение типов компаний, которые способны предоставить услугу или продукт, которые хочет правительство. Реагирование на RFI требует некоторой работы, но не почти усилий, необходимых для ответа на запрос правительства.
Существует несколько различных типов запросов: Запрос предложений (RFP), Запрос предложений (RFQ) и Приглашение к участию в торгах (ITB). Нюансы среди этих типов предложений определяют, как вы структурируете свое предложение по контракту. В запросе предложений обычно требуется, чтобы вы представили идеи и подходы вашей компании очень подробно и убедительно, что демонстрирует вашу способность решать проблему, описанную правительством в запросе предложений.
Например, когда агентство публикует запрос предложений, в котором говорится о необходимости предоставления услуг по коучингу руководителей и развитию лидерства для руководителей правительств, ваше предложение по контракту должно содержать описание услуг коучинга для руководителей вашей компании; экспертиза и квалификация ваших тренеров и консультантов; теории, на которых полагаются ваши тренеры в своих сессиях коучинга, и процесс, который вы используете для обеспечения того, чтобы правительственные руководители получали максимальную отдачу от участия в коучинге. Кроме того, вы должны предоставить подробную информацию о шагах по обеспечению качества в вашей компании, а также о том, как вы предлагаете управлять коучингом посредством регулярной отчетности, ведения учета и распределения ресурсов.
Кто пишет предложение по контракту в бизнесе?
Соберите команду захвата, прежде чем положить перо на бумагу или сесть за компьютер. Вообще говоря, нет только одного человека, который пишет предложение по контракту, написание предложения - это командная работа. Это совместное предприятие, которое включает в себя талант и опыт ряда людей в команде захвата. Каждый человек в команде захвата играет роль в написании предложения. Используя приведенный выше пример, если ваша компания уже занимается предоставлением услуг коучинга для руководителей, люди, которые могут повысить ценность команды захвата, - это менеджер проектов коучинга, администратор контрактов, составители предложений, бухгалтер или сотрудник по бизнесу и президент компании. Президент будет наблюдать за процессом и подписывать контрактное предложение, когда оно будет представлено правительству. Президент компании или ее уполномоченное лицо участвует в стадии написания и представления предложений, поскольку они имеют право выдавать обязательные документы.
На протяжении всего процесса написания предложения ваша команда по захвату должна регулярно встречаться. Во время этих встреч вы обсуждаете стратегию, подход, новую информацию и прогресс. Руководитель группы захвата может быть экспертом по развитию бизнеса, который отвечает за логистику при составлении предложения по контракту. В качестве альтернативы, лидером может быть тот, кого президент компании назначает лидером, или более опытный человек, который просто берет на себя ответственность за руководство командой. Регулярные встречи с вашей командой захвата обеспечат выполнение вашего контрактного предложения и соблюдение крайнего срока подачи окончательного предложения. Будут многочисленные обзоры, перерисовка и обсуждение предложения - это огромное усилие, даже для небольших контрактов.
Как выиграть контрактное предложение
Ваша цель - выиграть контракт, а не выиграть контрактное предложение. Но важны содержание и неотразимый характер содержания предложения, а не семантика. Первым шагом в написании выгодного контрактного предложения является исследование агентства, которое выпустило запрос. Некоторые компании предоставляют информацию о государственных учреждениях; однако каждый член вашей команды по захвату должен предоставить любую информацию об агентстве, которую он имеет. Например, если у вашего менеджера проекта есть информация о стратегическом направлении агентства из предыдущей тренерской работы, это может быть полезно для описания результатов взаимодействия с этим агентством. Или, если ваш сотрудник по бизнесу рассмотрел ассигнования Конгресса запрашивающему агентству, это полезно при определении цены, которая сопровождает ваше предложение по контракту.
Написание выгодного контрактного предложения требует методического и систематического подхода к ответу на запрос правительства. Во-первых, сделайте свое исследование. Если вы не знакомы с агентством, изучите его веб-сайт, чтобы понять миссию, видение и основные принципы. Включите эти вещи в свое предложение и, если они будут соответствовать миссии, видению и основным принципам вашей компании, тем лучше. Проведите эти параллели, чтобы правительственная группа по рассмотрению предложений увидела соответствие с вашей компанией. Это ключевой стратегический подход к установлению единомышленников с агентством.
Изучите запрос, чтобы убедиться, что вы понимаете, чего хочет агентство, и примирите время и усилия, необходимые для ответа на запрос. Если вы отправляете предложение для крупномасштабного проекта, в котором у вас нет абсолютно никаких прошлых результатов или опыта в этой области, вам нужно будет либо передать это предложение, либо написать исключительно убедительное предложение, которое полностью описывает ваши возможности в области обслуживания, которые правительственное агентство требует. Проведите исследование о конкурсе тоже. Федеральные правительственные учреждения обязаны публиковать свои ходатайства на веб-сайте Федеральных возможностей для бизнеса - FedBizOpps, для краткости (fbo.gov). На вкладке «Заинтересованные поставщики» в публикации приглашений вы найдете список потенциальных подрядчиков и поставщиков. Все компании, перечисленные в этой вкладке, не могут подавать предложения по контракту; Тем не менее, это хорошее начало для понимания, кто ваш конкурент.
Образец письма о предложении договора
Одним из ключевых этапов подачи предложения о выигрыше по контракту является заказ компонентов вашего предложения. Для многих бизнес-отчетов резюме составляется только после того, как «мясо» отчета завершено. Эта же практика является мудрой для составления письма с предложением по контракту. Думайте о письме с предложением о контракте как о резюме - подготовьте черновой вариант заявления, которое вы используете для всех своих предложений по контракту, но сохраните уточнение для последнего шага в написании вашего предложения по контракту.
Большинство контрактных предложений для правительства передаются в электронном виде. Таким образом, образец письма с предложением по контракту является простым электронным письмом, в котором говорится что-то вроде: «ABC Consulting рада представить прилагаемый ответ на запрос предложений № 0000, который включает технический подход, цены и резюме ABC для ключевых сотрудников. Пожалуйста, подтвердите получение этого». коробка передач." Причина, по которой вы хотите получить подтверждение о получении, состоит в том, чтобы убедиться, что у вас есть доказательства того, что вы подали предложение к крайнему сроку. Тем не менее, введение выигравшего контрактного предложения - это скорее письмо-предложение, чем электронное письмо.Первый раздел вашего контрактного предложения должен содержать справочную информацию о вашей компании, услугах, которые предоставляет ваша компания, и кратко указывать причину, по которой вы являетесь квалифицированным подрядчиком или поставщиком. Вот примерное введение, которое служит письмом о предложении контракта:
ABC Consulting (ABC) - это 8 (а), находящийся в неблагоприятном экономическом положении малый бизнес, принадлежащий женщинам (EDWOSB), с миссией бизнеса предоставлять превосходные решения, ориентированные на клиента, гибкость и инновации. Мы работаем с нашими клиентами, чтобы оценить их основные цели и предоставить экономически эффективные, эффективные и ориентированные на результаты решения. Управленческая команда ABC имеет более чем 150-летний опыт работы в сфере управления, сфокусированный на уникальных аспектах федеральных контрактов. Благодаря нашему совместному правовому и программному опыту управления, ABC предлагает отраслевой опыт с практическим опытом и знаниями для наших клиентов федерального правительства.
За последние несколько лет ABC испытал огромный рост, достигнув в среднем 25 процентов в год. Мы связываем наш взрывной рост с нашей неизменной приверженностью качеству. Мы используем лучшие отраслевые практики для управления как небольшими, так и сложными проектами. Наши методологии контроля качества включают анализ для: 1) определения стратегий управления и целей программы в количественных, измеримых терминах, 2) внедрения систем и процедур для мониторинга производительности системы в сравнении с конкретными целями и 3) обеспечения обратной связи по эффективности с руководством программы и персоналом для улучшения планирования и применять полученные уроки. Мы дополняем наши методологии качества решениями по управлению рисками, чтобы снизить вероятность и влияние ошибок с помощью профессиональных систем реагирования на риски.
Наша корпоративная инфраструктура предназначена для предоставления высококачественных услуг нашей быстро растущей базе бизнеса. Наше старшее руководство коллективно функционирует как общая поддержка наших сотрудников программы, а не как типичные «менеджеры», диктующие процедуры, процессы или корпоративную политику. Высшее руководство ABC работает в качестве основы для обеспечения общей корпоративной поддержки и ресурсов для сотрудников программы, непосредственно поддерживающих наших клиентов. Мы понимаем потребности и приоритеты наших клиентов и управляем нашими ресурсами для поддержки их целей.
Мы будем использовать наши прошлые успехи, опыт и лучшие практики, чтобы предоставить вставить название агентства из запроса правительства различные инициативы по организационному развитию. Разработанные нами инициативы по организационному развитию улучшат индивидуальную и командную работу. Результатом наших инициатив будет повышение вовлеченности сотрудников за счет эффективного общения, сотрудничества и достижения консенсуса. ABC Consulting имеет опыт работы, подготовку, квалификацию и специалистов для успешного предоставления широкого спектра услуг в области человеческого капитала, требуемых в соответствии с Положением об эффективности работы (PWS).
