Хотя слова «вложение» и «приложение» часто используются в деловых письмах взаимозаменяемо, они представляют различные способы включения элементов. В самом строгом смысле вложение считается частью письма, а вложение рассматривается как отдельный документ. Для некоторых организаций, таких как правительство, использование каждой из них определяется отправленной корреспонденцией, в то время как для других приемлемо любое использование.
Добавление вложения
Вложение - это документ, являющийся частью делового письма. Это добавляет или далее описывает информацию в письме. Некоторые примеры включают электронную таблицу, которая предоставляет визуальное объяснение финансовых счетов или прогнозов, диаграмму, которая дает графическое представление о тенденциях бизнеса или бюджете. При отправке вложения укажите в нижней левой части письма слово «Вложение» с точкой с запятой и номер вложения. В тексте письма также следует упомянуть, что элемент прилагается (или несколько элементов прилагается), что расширяет или дополнительно объясняет информацию в письме.
Включая приложение
Вложение - это документ, который является дополнением к деловому письму. Он может быть отдельным документом и не требует служебного письма, объясняющего, что это за документ или как его интерпретировать. Отправляя вложение в деловом письме, поставьте буквы «Enc» точкой с запятой или напишите слово «Enclosure» внизу письма с левой стороны. Затем введите название документа. Это предупреждает читателя, что второй документ включен в корреспонденцию. Одним из примеров документа, который подходит для приложения, является резюме, включенное в сопроводительное письмо. Резюме отделено от письма и легко стоит отдельно.
Вложения в электронную почту
В некоторых ситуациях не существует метода, позволяющего провести различие между вложением и вложением. Одна из таких ситуаций возникает, когда вы отправляете деловое письмо по электронной почте. Поскольку опция вложения не указана, а электронная почта является формой электронной передачи, все документы, отправленные по электронной почте, становятся вложением. Вложение добавляется в электронное письмо как загружаемый элемент, который отправляется вместе с текстом письма.
Федеральное правительство
Там могут быть правила для использования приложений и вложений в некоторых ветвях федерального правительства. Например, в своем справочнике по переписке Геологическая служба США описывает, как обрабатывать вложение и приложение при отправке им корреспонденции. Согласно их руководству, вы отправляете элемент в качестве вложения, когда корреспонденция представляет собой заметку, а если это письмо, вы должны использовать вложение слов для дополнительных документов. В любом случае введите «Enclosure» или «Attachment» двумя строками под блоком подписи. Это говорит читателю, что нужно искать вложения или вложения. Если они отсутствуют, попросите их отправить, потому что они были предназначены для отправки с письмом или памяткой.
Если имеется несколько вложений или вложений, укажите их количество, например «2 вложений» или «3 вложений». Если ни один из них не указан в тексте, используйте двоеточие после слова, за которым следует заголовок документа или пояснение в следующей строке. Например: «Enclosure:» (следующая строка) сделать отступ в два пробела и добавить «Resume of John Q. Adams», не заканчивая пунктуацией. Если имеется несколько вложений или вложений, которые не упомянуты в тексте, заголовок или описание каждого в отдельной строке. Например: 2 Вложения: (следующая строка) сделать отступ в два пробела и ввести: «Резюме Джона К. Адамса» (следующая строка) сделать отступ в два пробела и ввести: Список наград и достижений »без конечной пунктуации.
