Деловая переписка обычно лаконична и хорошо организована, мысли автора изложены достаточно кратко, чтобы поместиться на одной странице. Однако бывают случаи, когда сообщение, которое вам нужно передать, требует двух страниц. Правильное форматирование второй страницы вашего делового письма гарантирует, что читатель не пропустит ваши последние мысли.
Форматирование заголовка второй страницы
Выбранный вами формат заголовка второй страницы зависит от вас, но он всегда должен включать как минимум полное имя человека, которому написано письмо. Заголовок второй страницы также может включать номер страницы и дату письма.
Некоторые авторы предпочитают использовать одну строку на второй странице своего делового письма. Это известно как горизонтальный формат. Например, они вводят имя адресата в крайнем левом поле, центрируют номер страницы и вводят дату, выровненную по правому краю. Используя этот формат, кажется, что вы создаете три столбца.
Другой способ отформатировать вторую страницу - это использовать формат блока. Это означает, что вы вводите имя адресата в верхней строке под однодюймовым полем, а затем вводите номер страницы в следующей строке и дату в третьей строке. Например:
Мистер дэйви джонс
Страница 2
1 октября 2018 г.
Вместо того, чтобы использовать выравнивание по правому краю, просто перейдите за центр страницы почти к правому полю. Когда читатели смотрят на вторую страницу, первое, что они видят, это их имя, номер страницы и дата. Таким образом, если вы решите сшить первую и вторую страницы, область сшивания не покрывает заголовок на второй странице.
После того как заголовок у вас на месте, вы должны оставить три пустых строки, прежде чем включать остальную часть вашего делового письма. Убедитесь, что у вас достаточно текста, чтобы оправдать вторую страницу. Если у вас есть только одна или две дополнительные строки, попробуйте вырезать письмо так, чтобы оно уместилось на одной странице. Также убедитесь, что вы не начинаете вторую часть письма с середины предложения. По возможности, начинайте новый абзац на второй странице, чтобы ваше письмо показывалось лучше.
Создание поля на второй странице
Если у вас есть деловое письмо на две страницы, вы можете сшить две страницы вместе. Однако допустимо, если вы просто сложите две страницы своего письма, чтобы они поместились в конверт. Если вы сшиваете страницы, читатель, очевидно, знает, что в вашем сообщении есть нечто большее, чем содержание на первой странице. Однако, если вы решите не сшивать, убедитесь, что вы начинаете форматирование достаточно далеко от верхнего края второй страницы, чтобы читатель понял, что вторая страница так же важна, как и первая. Обычный отступ в один дюйм от верхней части страницы. Вот где вы начнете заголовок второй страницы.
Правильно получить информацию об адресате
Поскольку вторая страница вашего делового письма содержит имя адресата, очень важно, чтобы имя адресата было написано правильно на первой странице письма, за которым следовали ее правильное название и почтовый адрес. На первой странице вашего делового письма информация об адресате указывается после даты и вашего обратного адреса.
Если вы не уверены в правильности написания какой-либо информации об адресате, посетите веб-сайт компании или позвоните секретарю или администратору компании. Не рискуйте смущать себя и, возможно, обидеть адресата, используя неверную или устаревшую информацию.
