Если написание делового письма кажется утомительным, полезно знать, что все деловые письма должны следовать базовому шаблону. Шаблон можно использовать практически в любой бизнес-ситуации, а также в электронной почте.
Дата
Начните свое письмо, написав полную дату вашего письма примерно в двух дюймах от верхней части на левой стороне листа. В Соединенных Штатах даты всегда записываются как месяц, дата и год: 23 апреля 2009 года.
Адреса и Приветствия
Оставьте одну строку после даты и поместите свой уличный адрес в одну строку, свой город, штат и почтовый индекс в следующую строку, а свой адрес электронной почты в третью строку. Оставьте еще две строки и поместите имя получателя в первой строке, его название - в следующей строке, название компании - в третьей строке, адрес компании - ниже, а город, штат и почтовый индекс - ниже., Начните свое письмо со слова «Дорогой», а затем укажите «Мисс» или «Мистер» и фамилию человека, если только вы не знаете, что этот человек использует другого почетного человека, такого как доктор или преподобный, с двоеточием. Верхняя часть вашего письма под датой будет выглядеть так:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Г-жа Клара Уиллс Директор по персоналу 456 Компания Road Companycity, ST 67890
Уважаемая г-жа Уиллс!
тело
Для тела вашего письма сделайте каждый абзац выровненным по левому краю (даже с левым полем) и оставьте строку между абзацами. Ваше письмо в основной части письма должно быть профессиональным и в частности: четко указать природу письма, причины его отправки и то, что вы надеетесь получить в ответ на письмо. Разделите каждую идею письма в отдельный абзац. Если у вас есть более одного запроса или цели для вашего письма, укажите их оба во вступительном абзаце, а затем рассмотрите каждый полностью, но отдельно в последующих абзацах. Избегайте использования аббревиатур или аббревиатур, так как они могут вызвать путаницу: четко изложите, о чем вы говорите. Используйте правильную грамматику и орфографию, и всегда проверяйте орфографию своего письма перед отправкой.
закрытие
Завершите свое деловое письмо «Искренне» или «Искренне Ваш». В печатном письме пропустите четыре пробела и укажите свое полное имя. Войдите в промежуток между закрытием и вашим именем. В электронном письме укажите свое имя на следующей строке после закрытия.
