Повестка дня деловой встречи используется для сообщения важных вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. Этот документ позволяет всем участникам адекватно подготовиться к темам встречи.
Повестка дня деловой встречи должна отвечать на определенные вопросы: Какова тема для обсуждения? Почему это должно обсуждаться? Кто будет участвовать в обсуждении? Кто отвечает за определенные темы? Как долго будет обсуждаться тема на собрании?
Предметы, которые вам понадобятся
-
компьютер
-
Приложение для обработки текста
Создайте новый документ с Повесткой дня собрания в качестве заголовка и имени файла. Для вашего удобства вы можете отформатировать имя файла следующим образом: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. Таким образом, когда вы заглядываете в свои папки, любую конкретную повестку дня будет легко найти.
Введите дату встречи, место и имена людей, которые присутствуют на встрече. Эта информация будет иметь решающее значение, особенно в отслеживании прогресса определенной темы, проекта или проблемы.
Создайте таблицу с 5 столбцами под названием «Повестка дня деловой встречи (дата встречи)».
Введите «Тема» в качестве заголовка первого столбца. Затем введите тему каждой встречи для обсуждения.
Введите «Цели / Цели» в качестве заголовка второго столбца. Очень кратко изложите желаемый конечный результат для каждой темы во время встречи.
Введите «Команда» в качестве названия третьего столбца. Обратите внимание на людей, которые будут отвечать за представление темы или выступать от ее имени. Если у темы есть руководитель группы, обязательно отметьте это.
Ключ «Стратегия» в качестве заголовка четвертого столбца. Перечислите, как вы планируете обратиться к теме. Примерами могут служить «мозговой штурм» для генерации идей, «обзор» для изучения выбранного результата или проекта, «решение», если необходимо принять решение, или «информация», если требуется обмен общей информацией.
Введите «Время» в качестве заголовка пятого столбца. Укажите количество минут, в течение которых каждая тема будет отведена для обсуждения. Это необходимо для поддержания хорошего потока идей в конференц-зале и обеспечения структуры вашей встречи.
Сохраните документ после ввода всей известной информации в каждой строке.
подсказки
-
Стол - это только основной способ организации тем для обсуждения на собрании. Вы можете по-разному форматировать повестку дня вашей деловой встречи, если все эти пункты включены.
Важно выделить достаточно времени, чтобы обсудить выбранные вами темы, но не слишком много, в противном случае обсуждения, как правило, продолжаются. Спросите докладчиков, сколько времени им нужно будет представить на свои темы.
Убедитесь, что все участники собрания получают повестку дня как минимум за день до предполагаемого собрания. Это даст каждому время для подготовки и внесения любых изменений в повестку дня, если это необходимо.
