Повестки дня формируют ожидания встречи. Использование шаблона повестки дня обеспечивает стандартизацию и формальный формат собрания директоров. Планирование встреч показывает профессионализм и готовность, необходимые для гладкой встречи. Распространение вашей повестки дня за день или два до встречи позволит приглашенным подготовить и предвидеть презентации и обсуждения на собрании. У директора часто бывают плотные графики с небольшим временем, чтобы разобраться в сложных документах. Чем проще вы можете составить формат повестки дня, тем проще будет директорам и помощникам определить цель собрания, место проведения и темы.
Создайте программу встреч вашего директора в программе для обработки текста, например Microsoft Word. Word - это приложение, к которому большинство имеет доступ, и предоставляет несколько загружаемых шаблонов повестки дня собрания, которые вы можете использовать в качестве отправной точки. Вы можете настроить повестку дня с логотипом и названием вашей компании.
Введите название встречи, дату, время, место и информацию о конференции в заголовке повестки дня. Представьте информацию четко, вверху страницы и по центру, чтобы приглашенные четко знали, как и когда получить доступ к собранию. Вы также можете включить список приглашенных и фасилитаторов, насколько позволяет комната на странице.
Запрашивать темы повестки дня от участвующих директоров. По крайней мере за неделю до собрания отправьте электронное письмо с просьбой обсудить темы повестки дня. Перечислите темы повестки дня в порядке того, как вы планируете представлять каждую тему. В шаблоне перечислите каждый пункт повестки дня по номеру слева и имя человека, ответственного за ведение дискуссии, справа от темы. Если время ограничено, вы можете назначить временные рамки для каждой темы, перечислив их рядом с пунктом повестки дня.
Перечислите «Следующие шаги» и «Другие пункты» в качестве двух последних пунктов повестки дня. Это позволит вашему собранию завершить все пункты плана действий и другие темы, которые могут быть официально не включены в повестку дня.
подсказки
-
Используйте тот же формат повестки дня для последующих собраний директоров. Директора привыкнут смотреть на формат повестки дня и легко просматривать детали встречи и темы. Убедитесь, что ваши повестки дня не перегружены, имеют много места между строками и четко показывают цель документа и причину встречи.
