Организованная и разработанная повестка дня встречи гарантирует, что все важные темы освещаются на данной встрече. Структура структуры помогает определить направление встречи, чтобы вы не переходили от одной темы к другой, что позволяет вести бизнес более эффективно. Начните наброски своей повестки дня задолго до собрания, чтобы вы могли создать несколько черновиков и разослать их участникам до собрания, чтобы они знали, чего ожидать.
Запишите все темы, которые нужно освещать на собрании. Начните как можно шире. Например, запишите «Планирование», которое может содержать несколько подтем. Используйте любые заметки с предыдущих встреч, электронные письма и информацию, которая у вас есть, чтобы убедиться, что вы записали все необходимые темы.
Общайтесь с другими организаторами встреч или участниками и спрашивайте, есть ли у них какие-либо темы, требующие внимания. Укажите для них крайний срок для предлагаемых тем и предметов, чтобы у вас было время для любых последующих исследований или переписки, если необходимо, а затем вставьте их в схему.
Организуйте свои темы. Посмотрите на темы, которые могут быть помещены под большую тему. Если нет, просмотрите каждую общую тему и разбейте ее на конкретные пункты повестки дня. Например, повестка дня производственного совещания может содержать «конфликты на репетиции» и «даты, которые нужно запомнить» в теме «Планирование».
Соберите ваши основные темы в порядке важности. Решите, какие темы следует обсудить вначале, исходя из их важности, времени, которое вам потребуется для их обсуждения, и особых соображений, таких как, например, лицо, представляющее ту часть собрания, которая должна уйти пораньше.
Напечатайте свои основные темы в виде вертикального списка жирным шрифтом, крупным шрифтом, размером от 14 до 16 пунктов. Сделайте отступ или табуляцию один раз и отметьте каждую подтему непосредственно под основной темой. Вы можете нумеровать или перечислять темы и подтемы по своему желанию. Включите любые подробные пункты под каждой подтемой.
Пуля и отступы эти элементы, а также, так что они находятся под подтем, справа от него. Большинство программ автоматически делают отступ, маркировку и номер, когда вы нажимаете «Enter» и «Tab» в конце основной или подтемы.
Введите всю необходимую информацию о собрании в верхнем центре документа, включая название и дату встречи, время, место проведения, приглашенных или ожидаемых участников, а также контактную информацию организатора собрания, скорее всего, себя.
Запишите имя докладчика каждой темы рядом с основной или подтемой, если это применимо. Обратите внимание, сколько времени вы уделяете каждой теме. Посоветуйтесь с докладчиком, чтобы убедиться, что вы даете ей достаточно времени.
