Управление документами используется для повышения эффективности конкретной организации путем контроля версий определенного документа, которые выпускаются. Это гарантирует, что все сотрудники имеют правильные версии конкретного документа. Согласно Intelex, стандарты ISO - это набор международных стандартов, которые помогают стандартизировать процессы внутри бизнеса, а также помогают предприятиям вести надлежащий учет. Компании должны понимать, какие стандарты применяются к их конкретному бизнесу, и использовать меры контроля документов, чтобы обеспечить соблюдение этих стандартов.
Минимизация бумаг
По словам Intelex, контроль документов часто направлен на уменьшение или устранение бумажных документов, чтобы документы оказывали меньшее влияние на окружающую среду и сокращали расходы компании.
Простота доступа
Удобство доступа также является важным аспектом при работе с документами. Компаниям будет проще поддерживать актуальность информации, если, например, они смогут легко получить доступ к этой информации из Интернета.
Категоризация
Документы должны быть организованы в логические категории. Таким образом, можно найти соответствующие документы для данной ситуации. Эти документы часто организованы в такие категории, как политика, процедура, рабочая инструкция, формы и записи, согласно 9000 World. ИСО требует, чтобы при необходимости были доступны соответствующие документы.
экспертиза
Документы должны быть тщательно рассмотрены, прежде чем они будут завершены. Во многих случаях эти документы должны проверяться более чем одним лицом, как для целей надзора, так и для обеспечения того, чтобы не допустить ошибок, если у них есть дополнительная пара глаз, чтобы уловить ошибки, согласно 9000 World. Цикл проверки должен включать работников, вовлеченных в работу с конкретными документами, и менеджеров, которые их контролируют, поскольку они будут иметь больший опыт и смогут понимать ошибки. ИСО требует, чтобы документы были утверждены на соответствие перед выпуском.
Статус редакции
Стандарты ИСО требуют пересмотра и обновления документов при необходимости. Условия в конкретной компании неизбежно изменятся, и обновления должны быть добавлены в документы, когда это логично. Статус редакции должен быть размещен в документе, в соответствии с 9000 World. Эти статусы включают в себя черновик, обзор и утверждение. Устаревшие документы, которые компания хранит по какой-либо причине, должны быть определены как устаревшие.
разборчивость
Согласно «9000 World», документы должны быть всегда читаемыми и доступными для тех, кто в них нуждается. ИСО требует, чтобы документы обновлялись при их износе или повреждении.
распределение
Согласно документу 9000 World, должны контролироваться не только документы, исходящие от компании, но и документы, происходящие из страны. Многие документы, такие как пользовательские документы на продукты и оборудование, принадлежащие компании, должны быть четко помечены и разосланы нужным лицам в компании.
