Со временем становится все труднее отследить выпускников для воссоединений или специальных школьных мероприятий. Ассоциация выпускников средней школы поможет поддержать отдельные мероприятия выпускного класса, сохраняя обновленный список всех выпускников школы. Прежде чем вы сможете организовать специальные мероприятия и попросить пожертвования или взносы, вам нужна ассоциация, которая посвятила себя планированию и проведению мероприятий для выпускников.
Обратитесь к одноклассникам выпускников средней школы, с которыми вы все еще общаетесь, чтобы сформировать заинтересованную группу. После того, как вы договорились о встрече с этой группой, попросите каждого члена группы общаться с одноклассниками, с которыми они еще общаются, о возможном присоединении к группе.
Познакомьтесь с представителями школы, чтобы сообщить им, что вы создаете ассоциацию выпускников старших классов. Определите, является ли это общая школьная ассоциация для всех выпускных классов или отдельная ассоциация выпускных классов. Спросите список имен и адресов выпускников из школьных документов. Это даст вам стартовое место, чтобы помочь начать создание списка выпускников и запуск базы данных.
Пусть каждый член группы по интересам выберет несколько имен из списка выпускников, чтобы обновить контактную информацию выпускников. Попросите каждого сотрудника группы по интересам отследить участников класса, связавшись с другими одноклассниками, с которыми они все еще знают или общаются на веб-сайтах социальных сетей, или выполнив поиск в Интернете для них. Обновите список выпускников с текущими адресами электронной почты, информацией об улицах или обоими.
Напишите письмо выпускникам выпускников, в котором объясняются планы создания ассоциации выпускников. Попросите их предоставить обновленную контактную информацию. Попросите тех, кто заинтересован в участии в ассоциации выпускников, связаться с членами заинтересованной группы.
Составьте повестку дня первой в истории встречи ассоциации выпускников. Повестка дня должна включать планы развития организационной структуры ассоциации, такие как устав, формулировка миссии, план действий, цели, назначения и выборы должностных лиц ассоциации и структуры финансирования, если таковые имеются.
Созвать собрание тех, кто заинтересован в участии в совете руководителей или совете ассоциаций. Решите, когда проводить должностные номинации и выборы, а также механизм голосования. Организовать комитет, который будет отвечать за разработку устава организации, и другую группу, которая предложит идеи для финансирования мероприятий, таких как пожертвования добровольцев, ежегодные взносы или спонсорство.
Провести выборы офицеров и оформить устав организации.
Попросите отдельных добровольцев участвовать в работе отдельных комитетов, которые будут заниматься коммуникациями ассоциаций, сбором средств, сбором взносов, если таковые будут созданы, и мероприятиями по воссоединению.
Запланируйте даты заседаний комитетов и координируйте предстоящие заседания совета директоров, чтобы включать обновления комитета Например, запланируйте дату, время и место следующего собрания руководства или правления и включите в повестку дня презентацию комитета о предлагаемой структуре членских взносов и предлагаемых мероприятиях по сбору средств для рассмотрения и утверждения.
