Чтобы определить администрирование контракта в простейших терминах, необходимо обеспечить, чтобы любой подрядчик выполнял свою работу в соответствии с условиями и условиями, указанными в контракте. Наличие контроля за выявлением отклонений и невыполненных сроков по мере их возникновения означает, что проект или человек с большей вероятностью будут успешны в выполнении контракта для исправления проблем или упущений намного позже факта, а не вскоре после его появления. Хорошие навыки управления контрактами неоценимы в компаниях, которые нанимают подрядчиков на регулярной основе.
Какова процедура контракта?
При создании контракта начинается семиступенчатый процесс. Все семь из этих этапов подпадают под зонтик управления контрактами, и администрация контрактов действительно не достигает полного кипения до пятого шага. Для наблюдения за контрактом может быть нанят менеджер по контракту, и его роль начинается, как только начинается разговор о контракте. Но с любой отличной командой по надзору за контрактами менеджер и администратор могут работать в тандеме на всех семи этапах.
Первый шаг - это знание цели контракта. Каковы риски и ожидания? Каковы потребности и продолжительность? Зачем нужен контракт?
Второй шаг - создание контракта. Команда юристов должна быть на борту, чтобы гарантировать отсутствие двусмысленности, потому что отсутствие ясности может сделать контракт уязвимым для невыполнения или невыполнения.
Шаг третий, когда переговоры ведутся. Вторая сторона получает контракт и пользуется возможностью, чтобы решить любые проблемы, которые у них могут возникнуть, или устранить все, что они считают нереальным или несправедливым. Чтобы избежать трудных переговоров по контракту, целесообразно составить контракт после некоторого общения, чтобы вы понимали ожидания другой стороны. Когда начинаются переговоры и происходит обмен компромиссами, это называется «перерисовкой», и это может осложниться, если команда не в курсе изменений. Использование программного обеспечения для управления контрактами может сделать этот процесс, а также административный надзор, гораздо более простым процессом. Существует пара десятков хорошо рекомендованных систем программного обеспечения для управления, которые могут облегчить заключение контракта в зависимости от ваших потребностей.
Утверждение приходит на четвертом этапе. Для более крупных компаний может потребоваться процесс аудита или заседание совета директоров для рассмотрения контракта и получения одобрения. Управляющее программное обеспечение может упростить это, получив разрешение в режиме реального времени теми, кто имеет полномочия на его предоставление.
Шаг пятый - все о подписании пунктирной линии. Выполнение контракта означает получение подписей и окончательных соглашений. Свидания и свидетели могут потребоваться. Юридически обязательные электронные подписи полезны здесь, когда стороны не находятся в одном городе или стране. Администратор удостоверяется, что все находятся в расписании, чтобы завершить процесс выполнения до наступления сроков подписания.
После того, как контракт был принят и исполнен, могут быть внесены изменения и дополнения, необходимые для реализации проектов и задач. Управление ими может быть частью роли администратора контракта и может быть упрощено с помощью программ управления контрактами. Быть в курсе изменений и изменений - это шестой этап контрактного процесса.
Администратор контракта сейчас занимает центральное место в сфере ответственности, так как наступает седьмой этап процесса заключения контракта. На этом пути администратору необходимо будет отслеживать этапы и успехи в предоставлении услуг по контракту. Регулярные проверки означают выявление недостатков или использование возможностей, которые могут возникнуть на этом пути. Должны быть установлены напоминания и предупреждения для таких вещей, как продление и этапы завершения, и они должны быть доведены до сведения всех руководителей высшего уровня, которые должны быть в курсе выполнения контрактов. Администратор и менеджер по контракту должны быть коммуникабельными и активными, чтобы избежать каких-либо упущений или окончаний дат бездействия.
Что такое функции управления контрактами?
В этой работе гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Чтобы быть успешным в управлении контрактами, это значит хорошо работать с руководителями и персоналом на всех уровнях. Быть отличным коммуникатором - значит помогать создавать более эффективные контракты и обеспечивать удовлетворение потребностей и желаний каждого. С этой целью им нужно будет гладко поддерживать связь как внутри, так и снаружи. Это может потребовать умения работать со сторонами на международном уровне и почти наверняка потребует работы с юридическими и закупочными группами.
Навыки ведения переговоров администратором контракта не подлежат обсуждению. Они будут использовать смекалку и проницательность, чтобы определить цены, условия выполнения и сроки, в то же время будучи наблюдателем за залом, который гарантирует, что все они встречаются с течением времени. Они также будут уверенными анализаторами рисков, способными выяснить, не противоречат ли поправки или изменения интересам их компании.
Администраторы контрактов должны уметь не только разрешать конфликты, но и замечать их, прежде чем они обострятся. Это может означать работу по созданию четкого языка и правил, которые могут быть применены к будущим контрактам или даже к текущим, для решения или избежания проблем.
Требуется сообщить о прогрессе руководству и другим важным игрокам, даже если дела идут гладко, так как любой другой аспект бизнеса может быть затронут любым успехом или сбоями в контракте.
Наконец, они будут следить за движением денежных средств, чтобы гарантировать, что выплаты и другие договорные платежи осуществляются надлежащим образом и в соответствии с графиком, и чтобы они были получены соответствующими сторонами.
Карьера в управлении контрактами
Администрирование контрактов является растущей областью, и Бюро статистики труда предполагает, что возможности трудоустройства могут вырасти на 10 процентов в период с 2016 по 2026 год, что выше, чем в большинстве профессий. Учитывая, сколько зависит от успеха контракта, эта работа требует высшего образования, при этом минимальная степень - степень бакалавра в сочетании с большим опытом работы по контракту или степень магистра делового администрирования с соответствующими степенями. в области бухгалтерского учета, экономики и математики. Юридические степени также часто хорошо подходят для этой карьеры.
Отрасли, которые требуют контрактных администраторов, широко распространены. Строительство является огромной областью для управления контрактами и администрирования, и соискатели могут получить выгоду от инженерного или архитектурного образования в дополнение к бизнес-степени. Спорт - это отличное подразделение по управлению контрактами, в котором всем, от поставщиков продуктов питания до игроков, приходится заключать контракты. Любой вид производственной или инжиниринговой компании будет нуждаться в твердой руке с контрактами. Учебные заведения, такие как колледжи и школы, постоянно работают с контрактами любого рода, как и любые другие государственные предприятия. Специалисты по персоналу также регулярно занимаются администрированием и управлением контрактами.
Навыки, необходимые каждому администратору контракта
Может быть юридическая группа, вовлеченная в создание контрактов, но работа администратора состоит в том, чтобы поддержать все уровни процесса контракта. В результате им необходимо обладать исключительными письменными и устными языковыми навыками. Реальность контрактов заключается в том, что даже неуместная запятая может резко изменить значение строки, что может привести к серьезным последствиям. Это означает, что их навыки понимания прочитанного должны быть на высшем уровне.
Административный контроль выиграет от кропотливого внимания к деталям - они относятся к тому типу людей, которые, вероятно, замечают ошибки в меню ресторана. Они также замечают качество работы и могут легко обнаружить несоответствия.
Администратор контракта должен обладать как проверенными лидерскими качествами, так и уметь играть в команде. Эти способности к командной игре и тенденции к управлению хорошо послужат им, когда придет время составлять отчеты, вести переговоры между сторонами и департаментами и осуществлять надзор за исполнением контрактов.
Если вы обладаете этими навыками, и вам нравится идея трудной карьеры в растущей сфере, управление контрактами может стать для вас карьерой.
Бюро статистики труда включает в себя администраторов контрактов под эгидой руководителей административных служб и заявляет, что средний доход на этих административных должностях в 2017 году составил 94 020 долл. США.
