Если вы сидите за стойкой администратора, вы первый человек, которого посетитель встречает в вашей компании. Первые впечатления имеют значение, и ваше поведение и отношение имеют значение. Вам следует всегда стараться произвести профессиональное и радушное впечатление, даже если вы заняты другими делами. Помните, посетитель не прерывает ваш бизнес, он ваш бизнес.
Приветствие Посетителей
Посмотрите, когда кто-то подходит к вашему столу, и улыбнитесь. Если вы находитесь по служебному вызову, установите визуальный контакт с посетителем, чтобы указать, что вы видите ее и скоро будете с ней. Как только вы закончите свой телефонный звонок, сфокусируйтесь на посетителе с улыбкой. Извинитесь за задержку и спросите, чем вы можете помочь. Положите тепло в вопрос, чтобы он не казался случайным.
Приветственный этикет
Спросите посетителя, хочет ли он занять место, пока вы общаетесь с человеком, с которым он встречается. В зависимости от политики вашей компании предложите кофе или чай или направьте посетителя в кафе. Предложите повесить его пальто или показать ему, где его можно повесить. Позвоните человеку, который будет встречаться с посетителем. Используйте Мисс или Мистер при объявлении посетителя.
Личный манер
Помимо улыбки, смодулируйте свой голос. Знайте, что вы можете передать то, что вы думаете, тоном вашего голоса. Не жуйте жвачку, не принимайте личные телефонные звонки и не отправляйте смс, когда кто-то ждет. Если вы общаетесь с коллегами, остановитесь и сфокусируйтесь на посетителе. Не ешьте за столом. Если вы не можете избежать этого, выбирайте продукты, которые не имеют затяжного аромата. Другими словами, нет пиццы или спагетти.
Внешний вид стола
Держите чистый и аккуратный стол, даже если у вас есть другие задачи, кроме работы с посетителями. У вас могут быть кучи бумаги для работы, но их не следует разносить по всей зоне приема. Помните, что ваша стойка регистрации продвигает вашу компанию и должна выглядеть профессионально - не перегружайте свой рабочий стол безделушками, забавными гаджетами, фотографиями или игрушками для стола.
