Многие люди думают, что администратор и секретарь имеют одинаковую работу, одинаковые обязанности, и обе должности взаимозаменяемы. Причина, по которой люди придерживаются этого предположения, заключается в том, что и секретари, и администраторы часто отвечают на телефонные звонки и выполняют канцелярские задачи. Эти две работы совершенно разные, потому что секретарь и администратор имеют разные роли и требования.
Секретарь
Обязанности секретаря варьируются в зависимости от типа секретаря и размера организации. Бизнес-тенденции изменились с технологическим прогрессом. В прошлом у каждого менеджера был свой секретарь. Из-за электронной почты и автоматической голосовой почты секретарь может работать на нескольких менеджеров. В небольшой компании может быть один секретарь для всех менеджеров. Она обрабатывает все письма, назначает встречи, заказывает товары и отвечает на звонки. Если секретарь работает только для одного или двух менеджеров, ей часто наделяют дополнительные обязанности, аналогичные тем, которые выполняет администратор. Например, секретарь отдела кадров может проверить ссылки. Секретарь, как правило, должен иметь, по крайней мере, диплом средней школы, и многие офисы предпочитают нанимать тех, кто имеет степень магистра гуманитарных наук, секретарскую подготовку или степень или сертификацию в школе административной поддержки. Государственный университет сообщает, что у секретаря также должна быть быстрая скорость набора текста, знание компьютеров, навыков общения и общения с людьми.
Регистраторы
Портье - это тот, кого ты видишь первым, когда входишь в дверь бизнеса. Администратор приветствует посетителей, отвечает на телефонные звонки, пишет письма и документы и поддерживает чистоту приемной в течение рабочего дня. Администратор также может подписывать посетителей и выходить из бизнеса, сортировать почту, вести журнал посещаемости сотрудников и корректировать письма, отчеты и электронные письма. Диплом средней школы обычно предпочтительнее. Но, если вы умны и дружелюбно настроены и выглядите, работодатели часто ценят эти качества по сравнению с формальным образованием. По данным государственного университета, некоторые компании предлагают обучение на рабочих местах.
Различия в должностных обязанностях
Часть обязанностей регистратора состоит в том, чтобы приветствовать посетителей компании; Секретарь обычно не несет ответственности за приветствие посетителей. Секретарь может приветствовать посетителей, но только если они посещают одного из менеджеров, на которых работает секретарь. Секретарь работает специально для одного или нескольких менеджеров. Администратор представляет всю компанию и не работает специально ни с кем. Секретарь может иметь дополнительные обязанности, такие как планирование встреч, заказ расходных материалов, организация поездок и обработка мелких денежных сумм. Он также может иметь дополнительные обязанности в зависимости от его типа, такие как юридические, финансовые или маркетинговые. Обязанности регистратора являются общими - приветствие, ответ на телефонные звонки, сортировка почты и другие мелкие обязанности, определенные компанией, согласно государственному университету.
Другие отличия
Стойка регистрации часто находится в наиболее видимой области компании. Она - первый человек, которого вы видите, когда вы входите в компанию. Офис или район секретаря часто расположены рядом с менеджерами, на которых она работает. Кроме того, секретарь обычно должен иметь, по крайней мере, диплом средней школы и даже сертификат колледжа или степень. Для администратора, диплом средней школы является предпочтительным, но не всегда требуется. По данным Бюро статистики труда, по состоянию на 2009 г. средняя годовая заработная плата для администраторов и работников информационных служб составляла 26 010 долл. США, средняя годовая заработная плата для секретарей более низкого уровня составляла 31 060 долл. США, а средняя годовая заработная плата для исполнительных секретарей и административных помощников составляла 44 010 долл. США.
