Многие пресс-пакеты попадают прямо в мусорную корзину. Некоторые из этих пакетов просто не заинтересовали бы читателей, а другие просто плохо сложились. Правильное форматирование пресс-пакета увеличит шансы на публикацию информации. Отправка пакета по электронной почте также увеличивает возможность распечатывания информации - не только быстрого получения информации, но и возможности простого воспроизведения материала.
Определите свои цели для рассылки пресс-подборки, а затем исследуйте новостные организации, которые могли бы помочь в достижении этих целей. У редакторов очень мало дополнительного времени, поэтому не тратьте его впустую. Небольшая газета в Огайо, которая публикует только местные новости, не заинтересована в пресс-подборке с мероприятия в Калифорнии. Новостная станция, которая фокусируется на финансах, не заинтересована в пресс-подборке о рок-концерте. После того, как вы определили подходящие средства массовой информации, найдите адрес электронной почты и имя редактора, если это возможно, через поиск в Интернете или позвонив в организацию. Общая электронная почта компании может использоваться, если электронная почта редактора недоступна. Ознакомьтесь не только со СМИ, но и со стилем СМИ. Чем ближе пресс-кит к стилю медиаорганизации, тем лучше.
Напишите краткое сообщение (от 3 до 10 слов) о том, что вы отправляете, в строке темы письма. Если возможно, попытайтесь показать, почему именно это средство массовой информации заинтересовано в информации. Например, если комплект отправляется на локально ориентированную газету, укажите местоположение события или бизнеса в строке темы.
Сразу же укажите эту точку в теле письма и, если возможно, соедините эту главную мысль со стилем и интересами СМИ. То, что вы включаете в текст письма, зависит от того, что входит в комплект прессы. Если мультимедийный комплект представляет собой просто пресс-релиз, включите текст сообщения в текст письма и приложите его для удобства. Если пресс-пакет представляет собой пакет о событии, напишите краткое изложение, в котором говорится, что это за событие, когда оно и что вы прикрепили. Если пресс-подборка посвящена местному бизнесу, напишите краткое изложение того, почему вы отправляете этот комплект.
Прикрепите файл комплекта прессы к электронному письму. Обдумайте, какой формат файла вы отправляете, потому что не каждое средство массовой информации сможет открыть файл любого типа. Обычно PDF-файлы (переносимые форматы документов) могут открывать почти все, и программное обеспечение для просмотра можно загрузить бесплатно. PDF-файлы также гарантируют, что то, что вы видите на экране своего компьютера, является тем, что видит получатель, без форматирования изменений с разных компьютеров. RTF (Rich Text Format) также легко открыть; тем не менее, формат не сохраняется в файле RTF и не является лучшим для документов с графикой.
Убедитесь, что любые фотографии, предназначенные для воспроизведения, достаточно велики, чтобы их можно было перепечатать с высоким качеством; не сжимайте изображение, чтобы ускорить отправку электронной почты. Текстовые документы могут быть объединены в один файл, но фотографии, которые должны рассматриваться для публикации, должны быть прикреплены как отдельные файлы, так как изображения не могут быть легко отделены от документа. Формат файла JPG часто лучше всего подходит для изображений.
Вернитесь к основной части письма. В заключение перечислите, какие документы вы приложили и почему; также укажите, доступны ли файлы в другом формате. В самом конце письма укажите свою полную контактную информацию.
Дважды проверьте все аспекты, прежде чем отправлять электронное письмо. Убедитесь, что адрес электронной почты правильный, в теле письма нет ошибок и правильные файлы прикреплены.
