Письмо с деловым запросом может быть эффективным способом запроса платежа, поиска котировок или оценок или получения информации. Профессионально написанные письма являются конкретными, подробными и точными. Они также предоставляют всю информацию, необходимую получателю для своевременного и точного выполнения запроса.
Используйте профессиональное форматирование и язык
Письмо с деловым запросом должно быть написано на фирменном бланке компании и должно быть отправлено лицом или отделом, делающим запрос. Например, письмо потенциальному кандидату на работу с запросом дополнительной информации должно быть получено от менеджера по персоналу или найма, а письмо с запросом образцов продукции должно быть получено от руководителя отдела закупок. Следуйте традиционному форматированию деловых писем и используйте формальный язык для передачи профессионального имиджа. Например, «Дорогая миссис Смит».
Добраться до точки
Напишите открытие, которое говорит читателю, что вам нужно сразу же. Например, «Ваша учетная запись просрочена на 90 дней и требует немедленных действий» или «Ваше резюме впечатляет, и я хотел бы видеть рекомендательные письма, а также стенограммы вашего колледжа». Не заставляйте получателя пробираться через лишняя информация, чтобы добраться до вашей точки.
Быть конкретными
Предоставьте всю информацию, необходимую получателю для удовлетворения вашего запроса, такую как ссылка на заказ на покупку или номера счетов или копии договоров или политик. Ссылки на приложения или вложения в теле вашего письма. Например, «Как вы увидите в прилагаемой копии нашего первоначального соглашения, доставка продукта запланирована на первый понедельник каждого месяца. Это просьба изменить эту дату на третий понедельник каждого месяца ».
Сделайте ваш запрос
Подробно опишите, что вы хотите сделать дальше, чтобы у получателя не было места для недоразумений. Например, «Ваш счет должен быть полностью оплачен до 15 июня 2015 года, иначе мы будем вынуждены прекратить предоставление вам услуг». Сделайте это легко, приложив штампованный конверт с обратным адресом и ссылку на страницу вариантов оплаты на веб-сайте вашей компании., почтовый ярлык или ваш полный почтовый адрес.
Письма по электронной почте
Хотя такой же базовый подход применяется к электронной почте, а также к обычным почтовым письмам, следует отметить несколько отличий. Используйте логотип вашей компании и электронную подпись, а также соблюдайте все другие формальные формальности написания деловых писем. Кроме того, запросите квитанцию о возврате, чтобы убедиться, что получатель получил вашу корреспонденцию.
Вести учет
Распечатайте копию ваших писем с запросами для справки Это особенно важно, если вы пишете сборник писем. В случае, если долг должен быть передан агентству по сбору платежей или адвокату, у вас будет бумажный след, указывающий, что вы сделали, чтобы забрать долг на сегодняшний день.
