Письма являются важным средством передачи как личных, так и деловых настроений. Однако личные письма сильно отличаются от их деловых коллег. Чтобы продемонстрировать надлежащий деловой этикет во время операций вашей компании, вы должны понимать эти различия и стараться не смешивать стили букв. Это поможет вам выглядеть профессионально для сотрудников, клиентов, акционеров и инвесторов.
Формат
Деловые письма и личные письма форматируются очень по-разному. С некоторыми незначительными изменениями деловые письма обычно имеют 1-дюймовые поля. Они также имеют одинарный интервал с двойным интервалом только между абзацами и вводными строками данных (например, дата, тема). Письмо выровнено без отступа от абзаца. Деловые письма также всегда набираются. Напротив, личные письма могут иметь практически любой формат. Автор должен решить, как он хочет, чтобы личное письмо появилось. Личное письмо традиционно пишется от руки, но с развитием технологий многие люди печатают личные письма на своих компьютерах, потому что печатать быстрее, чем писать вручную.
содержание
В деловом письме содержание всегда ориентировано на цель, то есть цель письма прозрачна. С личным письмом контент может охватывать много разных тем, и больше внимания уделяется связи прошлых событий и эмоций, чем решению проблем. Личные письма могут быть гораздо более извилистыми. Личные письма могут касаться некоторых вопросов бизнеса или финансов, но в деловых письмах никогда не обсуждаются личные вопросы, если только эти вопросы непосредственно не влияют на бизнес.
Язык и пунктуация
Деловые письма используют более формальный язык, чем личные письма. Писатели обращают особое внимание на выбор слова, потому что выбор слова может иметь огромное значение в правовых вопросах. Приветствия и закрытия являются вежливыми и относятся к соответствующим названиям (например, председатель Эдвардс, мисс Неман). Двоеточия используются чаще в деловых письмах, чем в личных письмах, особенно после приветствия и вводных меток строк данных (например, RE:, DATE:). Личные письма могут использовать любой язык, включая сленговые и некоммерческие сокращения, такие как ttyl (поговорим позже) или кстати (кстати). Преимущество в том, что личность писателя действительно сталкивается. Деловые письма часто теряют истинный «голос» писателя. В личных письмах используются стандартные правила пунктуации, но поскольку они настолько неформальны, авторы часто игнорируют некоторые базовые стандарты пунктуации и заглавных букв.
Почему дифференцировать?
Основная причина, по которой люди отделяют личные письма от деловых писем, заключается в том, что стандартный метод написания делового письма создает эффективность в деловых операциях. Например, бизнесмены знают, что они могут быстро определить цель делового письма по теме. Эффективность может перевести в доход. Другая причина дифференциации заключается в том, что использование профессионального формата говорит о том, что все, что есть в письме, имеет значение. В-третьих, использование формата делового письма ожидают профессионалы. Если вы не придерживаетесь бизнес-формата с вашей компанией, вы можете столкнуться с тем, что вы менее подготовлены или неопытны.
