Учетная политика и процедуры - это не одно и то же, хотя работники в офисе часто путают их. Учетные политики представляют собой руководящие принципы или правила, которые определяют, что бухгалтерия ожидает в данной ситуации. Создавая политики, бухгалтерия обеспечивает соблюдение правил и стандартов компании и их соблюдение всеми заинтересованными сторонами. Процедура представляет собой сторону уравнения, определяя отдельные этапы, обеспечивающие соблюдение учетной политики компании и наличие внутреннего контроля.
Определите политику
При разработке справочника по учетной политике и процедурам, используемого бухгалтерами и другими лицами в компании, вы должны сначала определить каждое правило или руководство как отдельную политику, которой вы хотите, чтобы люди следовали. Не смешивайте политики вместе, потому что это слишком запутанно. Бухгалтерия создает политику движения денежных средств, политику возмещения командировок, политику мелких денежных средств, политику кредиторской задолженности или политику выставления счетов, и это лишь некоторые из них. Политика должна определить правило - известное как что - и включать, кто должен придерживаться этого и почему оно должно соблюдаться. Политики и процедуры хранятся в виде отдельных документов.
Написать обзор
Каждая политика должна включать обзор или краткое изложение руководства или правила. Обзор идет первым, с подробной информацией, которая включает в себя особенности. Например, бухгалтерия может иметь политику в отношении мелких денежных средств, в которой подробно указывается, сколько денег будет предоставлено для мелких денежных средств, тип закупок, которые он покрывает, и должность лица, ответственного за обеспечение его надлежащего обслуживания. Политика не перечисляет имена людей, а скорее название или должность в компании, ответственной за это.
Изложить процедуры
Процедуры - это пошаговый процесс, с помощью которого люди придерживаются политики компании.Например, бухгалтерия может установить политику движения денежных средств, которая определяет, сколько оперативных денежных средств должно быть доступно в любое время и что должно произойти, если оно недоступно. Но для обеспечения соблюдения политики кто-то из бухгалтерии должен выполнить сверку банковских счетов. Процесс банковской выверки содержит подробные инструкции о том, как выполнить банковскую выверку, чтобы обеспечить соблюдение политики движения денежных средств. Чтобы написать процедуру, наметьте каждый шаг, который необходимо выполнить, включая имена людей, которые выполняют каждый шаг, и то, что происходит на последующих шагах.
Пронумеруйте шаги
Напишите процедуры в том порядке, в котором эти шаги должны быть выполнены. Например, используя процесс выверки банковских счетов, начните с того, что должно произойти первым, например: выписка с банковского счета должна быть открыта руководителю бухгалтерии. Включите шаги, которые должен выполнить менеджер по бухгалтерскому учету, прежде чем передать фактическую работу по сверке в бухгалтерский учет кому-либо еще. Это может включать в себя такие вещи, как быстрый обзор для проверки несоответствий, имена получателей и многое другое.
Руководство по политике и процедурам
Включите список заголовков в бухгалтерию с кратким описанием обязанностей, выполняемых каждой должностью в компании, в начале руководства по политике и процедурам. Это помогает создать внутренний контроль при обеспечении разделения обязанностей. Написание политик на отдельных страницах, создание новой страницы или набора страниц для каждой политики. Каждая политика получает свой собственный заголовок и заголовок в оглавлении, чтобы люди могли легко их найти. После политики включите все процедуры на своих страницах в качестве резервной копии. Оглавление может включать «Политику движения денежных средств» в качестве основного заголовка с подзаголовками и собственными страницами, которые включают «Банковские выверки», «Сверки банковских счетов в Главной книге» или любые другие процедуры, применимые к этой конкретной политике.
