Как написать стандартную рабочую процедуру. Стандартная рабочая процедура, или «СОП», - это документ, содержащий инструкции о том, как выполнить задачу. Это гарантирует, что рутинные работы выполняются безопасно и в соответствии с применимыми правилами. Вы можете написать официальную стандартную рабочую процедуру, выполнив следующие действия.
Спросите сотрудников, использующих СОП, о том, как следует выполнять работу. Ожидайте, что документ подвергнется нескольким черновикам, прежде чем будет создан окончательный вариант. Попросите сотрудников самим просмотреть проекты для дополнительных предложений.
Подготовьте первый проект. Этот проект должен наметить все необходимые шаги в процедуре. Определите, можно ли разбить большие шаги на более мелкие. Создайте простую блок-схему, чтобы служить ценным первым проектом.
Напишите первую страницу, включая краткое введение, дающее обзор всей работы. Таким образом, сотрудники, которые обычно читают и выполняют один шаг за раз, должны предварительно просмотреть задание от начала до конца перед началом.
Подготовьте заголовок на первой странице. Он должен включать название компании и логотип бизнес-единицы, название документа, дату создания и конкретный номер документа, назначенный персоналом контроля документов. Также включите номер выпуска, сгенерированный контролем изменений.
Создайте таблицу непосредственно под заголовком, озаглавленным «История изменений и утверждения». Включите столбцы для даты выпуска СОП, описания изменений и подписей для инициатора СОП, руководителя отдела и менеджера по контролю качества. Краткое описание изменений должно обобщать любые изменения, внесенные в СОП с момента ее создания. Каждая ревизия должна быть подписана инициатором.
Начните вторую страницу с целью СОП. Включите область его применения, содержание документа, определения терминов или сокращений, используемых в СОП, обязанности персонала, участвующего в процедуре, и ссылки на документы, на которые опирается СОП, такие как торговые стандарты.
Завершите SOP, описав процедуру в короткие шаги. Используйте простой язык и избегайте описания нескольких шагов в одном предложении. После того, как задача была детализирована, поставьте дату на документ и подпишите его соответствующим регулирующим персоналом. Отправьте СОП по электронной почте в отдел контроля документов и руководителю, ответственному за выполнение процедуры.
