Если вы покупаете товары или услуги у поставщика, вы, вероятно, заинтересованы в ваших ежемесячных операциях с этими компаниями. То же самое касается любых клиентов, которые покупают товары или услуги у вас как владельца бизнеса. Чтобы обеспечить подробный учет ежемесячной деятельности клиента или клиента, многие компании предлагают выписку по счету. Хотя некоторые компании все еще отправляют их по почте, они также могут предоставляться по электронной почте или через веб-портал. Документ служит любезностью, помогая вашим клиентам сбалансировать свои собственные книги.
подсказки
-
Выписка по счету - это документ, который показывает клиенту учет каждой транзакции в течение определенного цикла выставления счетов.
Что такое выписка со счета?
В выписке по счету представлен список транзакций клиента за указанный период времени. Подобно банковской выписке, которую вы получаете для своих собственных финансовых транзакций, в выписке по счету предприятия указываются даты начала и окончания, начальное сальдо, конечное сальдо и все дебеты и кредиты, которые произошли между этими двумя датами.
Как правило, предприятия отправляют выписку только тем клиентам, которые имеют учетную запись и подписали соответствующие соглашения. В зависимости от ваших личных предпочтений, вы можете решить отправлять выписки только тем, кто работал в течение определенного месяца. Это особенно полезно, если у вас есть клиенты, которые не покупают у вас каждый месяц. Это сэкономит вам дополнительные расходы на отправку выписок с нулевым балансом.
Форматирование выписки по счету
Если вы никогда не составляли выписку со счета, вы можете не знать, как ее отформатировать. Хорошая новость заключается в том, что вам доступно множество шаблонов, в том числе в Microsoft Word. Для этого просто нужно иметь слова «выписка по счету» вверху и включать имя и адрес клиента в «до», а ваше имя и адрес в «от». Затем вы подробно опишете каждую транзакцию, которая произошла в течение месяца, включая все покупки и кредиты и поддерживая текущий баланс в крайнем правом столбце на ходу. Внизу должна быть указана общая причитающаяся сумма, а также инструкции по оплате.
Если вашему клиенту автоматически выставляется счет, обязательно укажите это в заявлении. Это заявление только для информации. Ваши клиенты могут иметь дело со стопкой счетов-фактур и выписок, и у них нет времени, чтобы отсортировать свои собственные записи, чтобы определить, заплатили ли они еще или нет. Если вам необходимо прикрепить счет к нижней части, чтобы избежать печати отдельных выписок для тех, кто осуществляет автоматическую оплату, обязательно отметьте в этом счете, что платеж будет списан во избежание дублирования платежей.
Что такое банковская выписка и ее цель?
Когда компании выдают выписки со счета, они часто делают это для удобства клиентов, даже если это стоит дополнительных затрат, особенно если вы отправляете их по почте. Экономическая эффективность такого типа вежливости может быть сомнительной, если вы не можете напрямую связать ее с увеличением количества клиентов, оплачивающих свои счета вовремя. Если они постоянно получают уведомление о своих транзакциях вместе со счетом, который облегчает оплату, они могут фактически переводить платеж, а не переводить его на обочину, пока они не смогут проверить, что они приобрели в предыдущем месяце.
На стороне клиента, цель выписки по счету состоит в том, чтобы сделать бухгалтерский учет легким. Скорее всего, у ваших клиентов есть поток счетов, приходящих каждый месяц, а это значит, что у вас один из многих. Предоставленную вами информацию можно легко сравнить с собственными книгами. В течение года они могут взглянуть на исторические данные, относящиеся к бизнесу, с которым они связаны с вами, и использовать эту информацию для определения будущих бюджетных прогнозов.
Примеры выписки по счету
Лучшим примером выписки по счету является выписка с банковского счета, которую вы получаете каждый месяц. Вы получите это для всех своих учетных записей, включая ваши личные банковские счета, любые ваши инвестиционные счета, ваши кредитные карты и ваши собственные финансовые счета бизнеса. Обычно он имеет дату начала и окончания, начальный баланс, конечный баланс и журнал всех транзакций, которые произошли за этот период времени.
Как и в случае с выпиской по счету вашей компании, выписка из банка может быть отправлена по почте в бумажном виде или просматриваться в Интернете. Если она связана с вашей кредитной картой, вы, скорее всего, увидите внизу выписки по счету счет, в котором указана сумма, которую вы должны заплатить, и срок оплаты. В отличие от выписок по счету, ваша банковская выписка может прийти, даже если у вас не было транзакций за месяц.
Цели банковской выписки
Целью банковской выписки является прозрачность. Клиенты хотят видеть все транзакции, зарегистрированные на их счетах в течение года. До онлайн-банкинга клиенты отслеживали свои транзакции в чековом реестре и сверяли сумму, когда этот ежемесячный отчет приходил по почте. Если они забыли зарегистрировать транзакцию, они увидят ее в выписке и смогут быстро исправить ошибку. Аналогичным образом, предприятия также отслеживали свои финансовые операции в бумажных книгах и дважды проверяли суммы в ежемесячном отчете.
Технология изменила все это. Теперь предприятия и частные лица могут войти в систему круглосуточно и видеть самую свежую информацию о транзакциях. Нет необходимости вести постоянный учет, но если они действительно хотят быть в курсе событий, они могут настроить свои учетные записи так, чтобы они оповещали их каждый раз, когда появляется новая транзакция. Для предприятий бухгалтерское и бухгалтерское программное обеспечение позволяет легко вести постоянный обзор всех коммерческих расходов.
В чем разница между выставлением счетов и выставлением счетов?
Поскольку выписки по счету могут содержать счет в нижней части, его можно легко спутать со счетом или счетом. Например, вы можете заметить, что в вашем ежемесячном счете за кабельное телевидение есть информация о различных расходах, а также в нижней части находится отрывной лист, чтобы вы могли перевести платеж, если вы не платите в электронном виде. Это скорее счет, а не выписка по счету, потому что он не детализирует каждую транзакцию, которая произошла с вашей учетной записью в течение периода выписки.
Однако разница между счетами и счетами может быть еще более тонкой. Термины часто используются взаимозаменяемо, но разница заключается в том, как получатель относится к ним.Компания часто запрашивает счет, который является документом, подтверждающим задолженность одного человека перед другим. Редко можно встретить человека, который называет свой счет за телеграмму счетом, и когда он приходит по почте, он обычно помечается как счет, тогда как счет обычно приходит с заголовком с надписью «счет».
Другое различие между ними заключается в том, что счет можно рассматривать как форму кредита. У клиента есть определенный период времени для оплаты после того, как запрос продукта или услуги был выполнен. Счет, с другой стороны, должен быть составлен в очень сжатые сроки. Если после ужина в ресторане вы получите счет, этот срок наступает немедленно. Тем не менее, ваш счет за воду может быть технически назван счетом, поскольку у вас может быть до двух недель, чтобы оплатить его, что означает, что коммунальная компания предоставляет вам кредит как постоянному клиенту. Вот где разница между ними может быть неясной.
Как долго длится цикл ежемесячной выписки?
Выписки по счетам следуют за биллинговым циклом, который зависит от предпочтений бизнеса, выдавшего их. Платежный цикл определяется как период времени между датой выписки и следующей. Существует четкое начало и конец каждого цикла выставления счетов, причем новый цикл запускается сразу после завершения предыдущего. Если заявления отправляются клиентам, они, как правило, не будут в их руках в день окончания цикла, но даты начала и окончания цикла обычно печатаются на нем.
Циклы учета, как правило, соответствуют отраслевым стандартам, поэтому это может помочь в поиске. Ваш цикл выставления счетов может варьироваться от 20 до 45 дней, но может быть проще установить цикл выписки по счету в диапазоне 30 дней. Вы также можете выбрать ежемесячный платежный цикл при отправке выписок со счета, что означает, что они начнутся либо в первый день месяца, либо в последний день месяца.
Обработка просроченных платежей
К сожалению, иногда будет хотя бы один клиент, который опаздывает с оплатой. Вы можете отправлять опоздавшие уведомления или даже поднимать трубку и звонить, но часто в этом случае выписка из счета может вступить в игру. Ваш клиент может захотеть узнать, какие именно расходы. Вы также можете обнаружить, что вас перенаправили в другой отдел, где эти специалисты хотят получить сводку товаров, которые еще не были оплачены.
Если учетная запись все еще не оплачена в течение длительного периода времени, тогда возникнет необходимость передать счет в коллекцию. Выписка по счету может использоваться для точного описания того, что должно быть передано сторонней службе, которая будет пытаться получить эту задолженность. Вам также нужно будет начислять проценты за просроченные платежи, как указано в счете-фактуре или в первоначальном договоре, который вы подписали с клиентом. Если вам когда-нибудь понадобится привлечь кого-либо к суду, вам будет необходим подробный отчет обо всех сделках.
Электронные выписки по счету
Клиенты все чаще полагаются на электронные средства связи для всего, включая счета и банковские выписки. Вы можете отправить по электронной почте выписку со счета каждому клиенту в назначенную дату, и есть вероятность, что он будет доволен этим. Тем не менее, некоторые компании считают более эффективным создание онлайн-портала. Всем постоянным клиентам будет предоставлена возможность настроить имя пользователя и пароль. Они могут войти в систему так часто, как хотят получить доступ к обновленной информации об учетной записи, запросить продукты или услуги, получить помощь в решении проблемы и многое другое.
Самым большим отрицательным аспектом портального подхода является то, что он требует дополнительных усилий со стороны клиента для настройки профиля и не забывает входить в систему. Если вы упорядочите вещи таким образом, это может помочь убедиться, что клиенты будут предупреждены при появлении нового элемента. размещен Если это невозможно, электронный подход к выписке по счету может работать лучше.
Заявления о безопасности аккаунта
Банки понимают, что кража личных данных является реальной проблемой для их членов, и они принимают меры для обеспечения максимальной безопасности информации. Для компаний эта же вежливость должна распространяться на любые выписки, которые вы отправляете своим клиентам. Рассмотрите ум преступника и убедитесь, что, если законопроект попадет не в те руки, включенной информации недостаточно для кражи личных данных.
Это также относится к любым электронным заявлениям, которые вы выпускаете. Если вы отправляете электронное письмо клиентам, чтобы сообщить, что их заявления уже доступны, представьте, что третья сторона получает доступ к этому письму. Достаточно ли информации для подделки личных данных? Если вам необходимо повторно отправить пароль клиента, не отправляйте пароль в форме электронной почты. Вместо этого отправьте им ссылку, которую они могут использовать, чтобы установить новый пароль, и рассмотрите вопрос о том, требуется ли идентификационная информация для всех, кому требуется сброс. Вы можете попросить, чтобы они знали имя владельца счета, почтовый адрес, девичью фамилию матери или какой-либо другой тип верификатора.
