Технология произвела революцию в офисной печати, превратив копиры в гигантских сетевых принтеров. Точно так же, как любое удобство предлагает возможность злоупотребления, высококачественная продукция копировальных аппаратов может способствовать незаконному присвоению интеллектуальной собственности. Когда вы рассматриваете то, что эти машины могут предложить вашей школе или бизнесу, их преимущества могут перевесить их недостатки, но их недостатки должны побудить вас тщательно планировать их внедрение и использование.
Копирование документов
За исключением многофункциональных принтеров малого объема, в копирах используется тонер, аналогичный расходным материалам, которые вы покупаете для своего лазерного принтера. Чем больше вы тратите на оборудование, тем лучше его разрешение, вплоть до оборудования, которое производит выходные данные, практически неотличимые от оригинальных документов. Полноцветный или монохромный - только черный - эти аппараты могут выкачивать большие объемы копий в короткие сроки. Простота и достоверность, с которой они воспроизводят исходный материал, могут вызвать опасения по поводу информационной безопасности, кражи данных, нарушения авторских прав и подделки. В бизнес-среде, медицинском или юридическом отделении или в любом сценарии, в котором используются проприетарные или конфиденциальные данные, копиры могут представлять угрозу для контроля информации, регулируемой законом или обычаем.
Функциональное удобство
В ранних копировальных аппаратах отсутствовали автоматические податчики документов, и они не могли сопоставлять тиражи. Современное оборудование превращает акт копирования документа в случайный акт. Подключенные к домашним или офисным компьютерам по сети, одна из этих машин может заменить несколько настольных принтеров технологией, которая автоматически производит двусторонние копии, объединяет и скрепляет многостраничные документы, хранит часто перепечатанные формы для немедленного дублирования, факсы с рабочего стола или стекла копира и электронные письма. его вывод. Это удобство может ускорить и упростить офисные операции, но сложность управления копировальным аппаратом может побудить пользователей выбирать неправильные варианты, тратя впустую бумагу и расходные материалы на посторонний вывод.
Операционные затраты
Поскольку большинство копировальных аппаратов работают подобно лазерным принтерам, они наплавляют порошкообразную смесь пластмасс и красителей на поверхность листов бумаги. Этот процесс плавки зависит от тепла, что вызывает аппетит к электричеству, повышая расходы на коммунальные услуги. Для копировальных аппаратов также требуются расходные материалы, в том числе тонер, который может стоить дороже, чем эквивалентные расходные материалы для лазерных принтеров. Эти высокопроизводительные картриджи могут работать дольше, чем аналогичные расходные материалы для настольных принтеров, но такая производительность стоит дороже. В особенности при работе с большими объемами копирам также может потребоваться периодическое обслуживание для поддержания производительности на выходе. Контракт на обслуживание может охватывать как поставки, так и техническое обслуживание, но он добавляет еще одну фиксированную стоимость к вашей прибыли.
Хранение данных
Копир, который хранит информацию о документе для мгновенного вызова и вывода, а также отправляет по факсу и по электронной почте то, что вы дублируете, использует внутренний жесткий диск для сохранения отсканированных страниц для краткосрочного или долгосрочного поиска. Такое хранение данных означает удобство офисных функций, но может подвергнуть конфиденциальную информацию риску случайного или преднамеренного неправильного использования. Как и любой жесткий диск, механизм хранения в копировальном аппарате может выдавать секреты в течение длительного времени после стирания с него информации и документов и требует таких же мер безопасности, которые применяются к жестким дискам компьютера при продаже или выводе из эксплуатации системы.
