Иногда идея составления политик и процедур может показаться ошеломляющей. Тем не менее, фундаментальное понимание этого документа и его цели могут помочь. Первым шагом является изучение определения этих терминов и того, что отличает их.
подсказки
-
Политика обеспечивает широкий обзор целей компании. Процедура показывает сотрудникам, что именно им нужно сделать для достижения цели.
Политика против процесса
Основное различие между политикой и процедурой заключается в том, что она сообщает вашим сотрудникам. Политика дает обзор позиции компании по данному вопросу. Процесс или политика дает сотрудникам указания о том, как реализовать политику.
Любая политика в вашем бизнесе должна быть краткой и простой. Оно должно содержать четкую цель, понятную даже новому сотруднику. Только политики, которые следуют этим рекомендациям, могут поддерживать ваш бизнес на правильном пути.
Затем процедуры поддерживают политики, которые у вас есть. Процесс должен быть понятным и охватывать практически любые варианты проблемы. Например, процедура возврата должна включать, что делать, если у клиента есть квитанция, нет подтверждения покупки или он использовал данный товар. Пули и короткие абзацы могут сделать процесс легким для чтения и вниманием.
Пример для подражания
Рекомендации и процедуры в области ИТ важны для многих предприятий. Общая политика заключается в том, что сотрудники не должны получать доступ к социальным сетям во время работы. В руководящих принципах может быть сказано, что компания приветствует сотрудников для доступа к социальным сетям во время перерывов или когда это необходимо для их рабочих функций.
Процедуры для обеспечения соблюдения этой политики могут включать способы сообщения о ненадлежащем использовании компьютера и действия, которые могут предпринять супервизоры, чтобы остановить поведение. Вы можете описать цепочку команд, которым должны следовать эти отчеты, и того, что сотрудники могут ожидать, если они продолжат нарушать политику.
Типы руководящих принципов
Вы должны создать процедуры и политики для каждой области вашего бизнеса.Когда у сотрудников возникают вопросы о том, как взаимодействовать с клиентами, друг с другом, руководством или оборудованием, они должны иметь возможность консультироваться с руководящими принципами.
Во многих компаниях действует всеобъемлющая политика поведения сотрудников, устанавливающая правила того, как персонал должен одеваться, действовать и выполнять свою работу. Другими важными областями охвата являются дисциплина, равное обращение, сексуальные домогательства, посещаемость, эффективность работы и безопасность на рабочем месте.
Не всегда один на один
Процедуры часто поддерживают политику компании. Однако не всегда существует соотношение процессов и процедур один к одному. Например, вы можете разработать политику, предписывающую, чтобы ваши сотрудники не имели незаконного употребления наркотиков, никогда не подвергались сексуальным домогательствам над другими сотрудниками и не могли брать деньги из реестра. Затем у вас может быть одна процедура, которая охватывает, как обрабатывать любые отчеты об этих поведениях.
Зачем создавать процедуры и политики
Любой бизнес с работниками нуждается в политике и процедурах для руководства работниками. Эти рекомендации помогают гарантировать, что все в компании одинаково реагируют на одно и то же событие. Эта последовательность позволяет вам, владельцу бизнеса, иногда отойти. Вы можете выполнять другие задачи и даже иметь выходной, если знаете, что ваши сотрудники могут заниматься бизнесом.
Это также может заставить клиентов вернуться и создать положительный имидж бренда. Например, клиенты, которые каждый раз сталкиваются с разной политикой возврата, могут развить негативные чувства по поводу вашего бренда. Однако клиенты, которые знают, чего ожидать, могут рассчитывать на ваш бизнес.
Защити свой бизнес
Еще одна причина, чтобы написать четкие правила и процедуры - это защитить вашу компанию от судебных исков. Ярким примером этого являются дисциплинарные руководящие принципы. Вы должны изложить ожидания сотрудников, дисциплинарные процедуры и когда вам придется уволить сотрудников.
Следите за процессом каждый раз, когда сотрудник нарушает ваши правила. Если вам необходимо отстранить кого-либо от вашего персонала, вы можете держать в страхе судебные иски о неправомерном увольнении. Документирование вашего процесса свидетельствует о том, что вы действовали законно.
