Отчет о расходах - это отчет, представляемый клиенту или работодателю, в котором подробно описываются расходы, которые сотрудник или подрядчик оплатил при выполнении задания для клиента или работодателя. Отчеты о расходах также ведутся владельцами бизнеса для целей налогообложения.
функция
Отчет о расходах документирует затраты на выполнение определенной деятельности, которые передаются лицу, организации или корпорации, от имени которых эта деятельность была выполнена. Обычно в отчете о расходах подробно описываются только те расходы, которые подготовитель хотел бы возместить за их понесение. Квитанции и журналы обычно предоставляются в поддержку отчета о расходах, чтобы убедиться, что расходы были действительно понесены.
использование
Отчет о расходах часто используется для возмещения расходов подрядчикам и работникам путем обеспечения соблюдения ими политики внутренних расходов, а также правил Службы внутренних доходов по вычету коммерческих расходов. Отчеты о расходах также сохраняются, чтобы предоставить IRS доказательство того, что определенные расходы были понесены в ходе коммерческой деятельности.
Наиболее распространенными расходами, за которые возмещаются сотрудники, являются расходы на проезд, питание и развлечения.
Путевые расходы
Авиаперелет, пробег на личном транспортном средстве, сборы, плата за аренду автомобиля, гостиничные номера, питание, съеденное в дороге, чаевые, выплачиваемые работникам гостиничного сервиса, и плата за парковку в аэропорту - все это примеры расходов, которые многие клиенты или работодатели возместят в случае документирования отчета о расходах. расходы обеспечены.
Расходы на питание и развлечения
Приглашение потенциального клиента на ланч или празднование повышения в баре с коллегой являются примерами расходов на питание и развлечения, которые клиент или работодатель могут возместить при предоставлении отчета о расходах. Перед возмещением работодатель или клиент могут потребовать квитанции, которые документируют советы и другие сборы за обслуживание.
Счета кредитной карты
Многие организации и корпорации требуют, чтобы сотрудники оплачивали деловые расходы с помощью кредитной карты, выпущенной на имя сотрудника. Сотрудник часто несет личную ответственность за оплату счета.
Организация или корпорация получат копию счета и возместят расходы, отраженные в этом счете по кредитной карте, только в том случае, если в форме отчета о расходах предоставлены подтверждающие документы, такие как квитанции, журналы и обоснование бизнеса.
Предупреждение
Важно понять политику расходов или ожидания клиента / работодателя, прежде чем нести расходы, за которые ожидается возмещение. Очень немногие вещи могут испортить отношения между клиентом и подрядчиком или трудовые отношения быстрее, чем разногласия по поводу денег.
Часто хорошей идеей является сохранение копии квитанций, представленных с отчетом о расходах, в случае необходимости дублирования.
