Конференц-связь полезна для организации встречи с группой людей в разных местах, которым необходимо принимать решения. Группе адвокатов, возможно, придется встретиться и решить стратегию для дела своего клиента, или группа девичников может попытаться спланировать свадебный душ. Конференц-связь может помочь группе людей принимать решения за считанные минуты, что может занять несколько дней по электронной почте и может быть невозможно сделать лично.
Предметы, которые вам понадобятся
-
телефон
-
Программное обеспечение для планирования встреч
Определите людей, которых вам нужно пригласить на конференцию. Затем определите приоритетность посещаемости каждого человека. Если на вашу конференцию звонят три или четыре человека, расстановка приоритетов в списке приглашенных может не иметь значения. Но если вы приглашаете шесть или более человек, более вероятно, что будут конфликты планирования. Убедитесь, что важные лица, принимающие решения, смогут присутствовать.
Свяжитесь с важными посетителями, чтобы определить конфликты планирования. Узнайте, когда и когда эти люди будут находиться за городом в течение длительного периода времени, в самолете и будут недоступны для вызова или иным образом не смогут присутствовать. Организуйте время встречи вокруг этих конфликтов.
Разошлите приглашение всем участникам. Используйте электронную почту, Evite или другую программу приглашения. Microsoft Outlook может планировать собрание, отправлять приглашения и разрешать принимать или отклонять приглашенных. Вы быстро получите общее представление о том, кто может посещать, а кто нет. Приглашенные могут иметь предложения о времени, которые лучше подходят для них, и они также могут отправлять вам пункты повестки дня в своих ответах на приглашение на собрание. Пересмотрите свое приглашение на основе полученных вами отзывов.
Запланируйте свою встречу с помощью службы вызова. Есть несколько компаний, которые специализируются на проведении конференций, таких как FreeConference и InstantConference. Если ваша компания часто планирует конференц-связь, выясните, есть ли у вашей компании контракт с конкретной службой вызова.
Разошлите окончательное приглашение всем участникам. Отправляйте приглашение даже людям, которые отклонили первоначальный запрос на собрание, если они позже станут доступны. Обязательно включите в приглашение всю необходимую информацию, включая дату и время звонка, код страны и номер телефона, который должны использовать участники, а также любые необходимые коды участников. Также укажите свой контактный номер, чтобы участники могли связаться с вами напрямую, если у них возникнут проблемы с набором номера.
подсказки
-
Если вы никогда ранее не пользовались услугой конференц-связи, расспросите о четкости и простоте использования вызовов. Есть некоторые бесплатные услуги, а некоторые взимают плату. Сравните цены на платные услуги и решите, что лучше всего соответствует потребностям вашей компании.
