Ведение мелкого денежного фонда - 90-процентный учет. Остальные 10 процентов контролируют, кому разрешен доступ к фондам. Независимо от того, в каком виде бизнеса вы находитесь, и неважно, для чего вы используете мелкие денежные средства, следование этим двум принципам и некоторые простые процедуры составления бюджета сохранят баланс ваших мелких денежных средств.
Подтверждение файла всех покупок
При управлении небольшим денежным фондом первое, что вам нужно сделать, - это создать эффективную и функциональную систему учета. Вы должны получать квитанции и счета за каждую отдельную транзакцию, где используются мелкие денежные средства, и делать их копии. Это гарантирует, что у вас есть два отдельных файла на случай потери чека. Не просто складывайте свои квитанции в папку, а храните их в хронологическом порядке и рассмотрите возможность помещения квитанций в отдельные папки для каждого месяца.
Установить приемлемое использование для мелких денежных средств
Не используйте мелкие деньги без разбора. У вас должны быть конкретные рекомендации относительно того, на что вы можете использовать деньги, а на что - нет. Например, покупка алкоголя за деньги обычно является неприемлемым использованием, даже если алкоголь предназначался для организованного бизнесом социального мероприятия. Чтобы защитить себя и всех, у кого есть доступ к наличным деньгам, вы должны составить правила о приемлемых расходах.
Контроль доступа
Всегда держите свой мелкий денежный фонд взаперти. Вы можете хранить его в любом месте, от ящика до шкафа или сейфа, но не храните его в переносных коробках или других контейнерах для хранения, которые можно легко перемещать или переносить. Не раздавайте ключи или комбинации более чем нескольким людям. В идеале вы должны дать ключ только одному или двум людям, и попросить кого-нибудь еще попросить у этих обладателей ключа любые наличные, в которых они нуждаются.
Проводить периодические проверки
Чтобы обеспечить правильное использование ваших мелких денежных средств, проводите периодические проверки. Эффективные аудиты не объявляются, и цель состоит в том, чтобы случайным образом проверить записи, процедуры бухгалтерского учета и контроль вашего мелкого денежного фонда. Без проверок мелкие денежные средства могут быть подвержены неправомерному использованию или плохому управлению. Самый простой способ провести аудит - это иметь менеджера, который не имеет доступа к проверке наличности в фонде каждые несколько недель или около того.
