Независимо от того, являетесь ли вы менеджером, отвечающим за создание расписаний сотрудников в малом бизнесе, или сотрудником, который хочет вести учет вашего графика и отработанного времени, вам потребуется надежный и последовательный метод записи графиков работы. Большинство графиков работы состоят из простой таблицы со столбцами и строками для даты и запланированных часов. Однако некоторые расписания можно усложнить, добавив разделы или пробелы для отслеживания дополнительных элементов, таких как рабочие места или рабочие партнеры для разных дней недели. Создание пустого шаблона расписания сэкономит ваше время и силы при выполнении еженедельных или ежемесячных обязанностей по планированию.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Бумага
-
Ручка или карандаш
-
Линейка (необязательно)
-
Компьютер с Microsoft Word или Excel (необязательно)
-
Принтер (опционально)
Используя карандаш и бумагу
Выберите бумагу и ручку или карандаш для вашего графика. Ваша бумага может быть как с подкладкой, так и без подкладки. Если вы работаете с неокрашенной бумагой, может быть полезно - но не обязательно - использовать линейку или другой прямой край для рисования прямых линий.
Планируй свой дизайн. Подумайте, сколько дней или недель вы хотите опубликовать на каждом листе рабочего графика. Типичное расписание состоит из одной или двух недель, но вы можете указать целый месяц. Кроме того, если вы будете создавать более сложное расписание, которое будет включать в себя разделы, посвященные местоположению работы, назначению оборудования, пробегу или времени, проведенному в нерабочее время для перерывов и обеда, запланируйте добавление дополнительных разделов в шаблон расписания для размещения таких элементов.
Создайте пустой шаблон рабочего графика. Используйте ваш первоначальный план дизайна в качестве руководства. Чтобы создать базовое расписание «отработанное время», нарисуйте семь столбцов на своем листе и перечислите день недели (например, понедельник) и дату в порядке возрастания сверху. Чтобы создать шаблон, который позволит планировать более одной недели, нарисуйте дополнительную строку, которая пересекает ваши столбцы для каждой дополнительной недели, которую вы хотите учесть. Ваши столбцы и строки должны создать серию незаполненных полей.
Чтобы создать более сложное расписание с добавленными деталями, создайте отдельную строку для каждой даты. Подсчитайте количество дополнительных деталей, которые вы должны добавить. Например, если ваше ежедневное расписание будет содержать данные о «отработанных часах», «местоположении» и «пробеге», нарисуйте три пересекающихся столбца для каждой строки даты.
Использование Microsoft Word или Excel
Определите, какую версию Microsoft Office вы используете. Большинство используемых сегодня программных приложений, скорее всего, будут версии 2003 или 2007 года.
Выберите шаблон, который будет работать с вашей версией Microsoft Office. Проверьте, поставляется ли ваша версия Microsoft Office с предварительно загруженными шаблонами, чтобы создать пустое расписание. Откройте приложение Office, щелкните вкладку «Файл» в строке меню в верхней части экрана и выберите «Галерея проектов» в раскрывающемся меню. Это должно создать список доступных предварительно загруженных шаблонов.
Если вы не можете найти предварительно загруженный шаблон расписания, загрузите его из внешнего источника. Найдите внешний шаблон, который совместим с вашей версией Microsoft Office; большинство шаблонов указывают, совместимы ли они с Office 2003 или 2007.
Microsoft Office Online является надежным источником шаблонов расписаний. Смотрите "Ресурсы" для ссылки. Чтобы загрузить шаблон из Office Online, нажмите кнопку «Загрузить», соответствующую шаблону. Откроется диалоговое окно, в котором вы сможете сохранить или открыть шаблон. Если вы выберете «Сохранить», выберите место для сохранения сохраненного шаблона для последующего извлечения.Папка «Мои документы» - это обычное место для сохранения файлов.
Откройте пустой шаблон для ввода информации в шаблон расписания. Кроме того, вы можете распечатать пустой шаблон и написать на нем.
