Счета-фактуры предоставляют компаниям возможность получать оплату за свои услуги и предоставляют клиентам надлежащие записи для использования в целях составления бюджета и налогообложения. При форматировании вашего счета, включая правильную информацию и разделы, можно сэкономить время, деньги и путаницу.
Определите, что вы будете использовать для создания счета. Программное обеспечение для обработки текстов или электронных таблиц может выполнять эту работу. Все зависит от того, что для вас удобнее. Существует также множество шаблонов, доступных через Microsoft Word и Excel и Интернет, которые вы можете адаптировать к потребностям вашей компании.
Включите информацию о вашей компании и даты, связанные с инвойсом. Если ваш клиент когда-либо задается вопросом, как связаться с вами, ваш счет предоставляет все, что ему нужно знать. Укажите свое имя, адрес, номер телефона, веб-адрес и адрес электронной почты. Также не забудьте указать дату выставления счета и дату оплаты.
Включите информацию о своем потребителе: имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты и идентификационный номер клиента, если применимо. Это позволяет вам быть уверенным, что нужное лицо получает счет-фактуру, и напоминает клиенту об обновлении его личной информации, когда это необходимо.
Включите информацию, важную для потребителя, такую как справочный номер, подробный список сборов с краткими описаниями, включенные налоги и общая сумма. Это не только показывает клиенту, что он приобрел, но и защищает вас в случае, если клиент заявляет, что вы не выполнили свое обещание по конкретной услуге.
Перечислите варианты оплаты. Объясняя ваши ожидания и варианты оплаты для клиента, вы увеличиваете вероятность того, что счет будет оплачен быстро и правильно. Это также экономит время, поскольку отвечает на вопросы, которые обычно задаются по телефону или по электронной почте.
