Практически каждый в тот или иной момент станет предметом письменной записи, которая поставит их в плохой свет. Это может быть так же просто, как запись неформального обсуждения вашего опоздания. Это может быть официальное консультирование в дисциплинарной процедуре, которое может стоить вам повышения заработной платы или даже вашей работы. В худшем случае это может быть письмо, которое прекращает вашу работу. В каждом случае вы должны написать и отправить письмо с опровержением. Это письмо предназначено для того, чтобы помочь вам разрешить спор, предоставив свою сторону истории.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Справочный материал, относящийся конкретно к вашему делу
-
Оригинал письма против вас
Разбери письмо против тебя, разбив его на части. Если абзацы длинные или содержат много деталей, разбейте их до уровня предложения. Эта деконструкция позволяет вам рассмотреть письмо рационально.
Для каждого элемента негативной информации составьте опровержение, объясняющее это. Объясняя эти вещи, позаботьтесь о том, чтобы произнести опровержение, чтобы вы оказались в позитивном свете. Например: «Мистер Смит опаздывал четыре раза в течение отчетного цикла» можно опровергнуть параграфом, объясняющим каждое событие. Вы можете сказать: «В течение 100 рабочих дней отчетного периода я был на 96% времени вовремя. Каждый инцидент происходил из-за обстоятельств, не зависящих от меня. О каждом инциденте сообщалось моему начальнику как можно скорее». Ваше опровержение объясняет недостаток и, отмечая чрезвычайно высокую посещаемость, упрощает жалобу. Конечно, если бы письмо было написано более подробно, ваше опровержение также было бы более подробным.
Как только у вас будут все ваши факты, ссылки и первоначальный черновик, вы соберете свое письмо. Открытие должно уважать авторитетную фигуру, которая его увидит. Это даст краткий обзор того, почему письмо пишется. Затем вы добавите в вашу информацию, которая опровергает оригинал письма. Наконец, вы будете уважительно закрывать.
Примером может быть что-то вроде этого: «Сэр, я пишу, чтобы предоставить дополнительную информацию относительно письма, размещенного в моем файле г-ном Супервизором 1 января 2011 года относительно моего опоздания. Г-н Супервизор заявил, что я опоздал в четыре Это правда. Но в его письме никогда не упоминалось, что я каждый раз объяснял ему каждый раз. И он принимал каждое объяснение как вескую причину. Поскольку отчетный период составляет 100 рабочих дней, у меня 96 процентов на Время посещаемости. С уважением, господин сотрудник."
Как видно из примера, нет необходимости быть слишком длинным, грубым или даже послушным. Вместо этого вы держите его кратким, сосредоточившись исключительно на негативной информации в оригинальном письме и свободе личности. Беспристрастная третья сторона теперь может читать оба письма и делать свои собственные выводы.
подсказки
-
Отправьте свое опровержение в течение 24 часов с момента получения оригинала письма. При составлении вашего письма, приведите соответствующие правила, которые поддерживают вашу позицию.
Предупреждение
Не переходите на личности. Если вы нападаете на персонажа - например, назовите имя - оригинального автора, вы будете выглядеть непрофессионально, в то же время улучшая первоначального автора в глазах читателей. Не раздувать факты; их слишком легко проверить. Не делайте опровержения в вашу личную мыльницу, придерживайтесь исключительно фактов. Никогда не пишите то, что вы не можете измеримо доказать, если вас попросят.
