Совещание может быть определено как совместный рабочий процесс, предназначенный для того, чтобы ответить на вопрос: кто, почему, как и что для конкретной цели. Характеристики неэффективных встреч включают пассивных участников и отрыжку ранее обсужденных тем. Эффективные встречи, по сути, противоположны этому. Эффективные встречи могут повысить производительность, моральный дух сотрудников и прибыль.
функция
Пять шагов для подготовки и проведения эффективных встреч, также известные как пять P, - это: цель, план, участники, участие и перспективы, отметьте Дэвид Уиттен и Ким Кэмерон в книге «Развитие управленческих навыков». Цель четко определяет цель встреча. План - это курс действий во время встречи. Участники включают участников и фасилитаторов. Участие необходимо от участников и фасилитаторов. Перспектива - это цель, на достижение которой направлено совещание, и краткое изложение договоренностей, достигнутых на совещании.
инструменты
Игры являются одними из самых эффективных инструментов, используемых для проведения успешных встреч. Рекомендуются быстрые, недорогие, адаптируемые игры с низким уровнем риска и участия. Мозговой штурм - это еще один инструмент, который используется для сбора информации и объяснения проблемы или ситуации. Другие инструменты для эффективных встреч включают анкеты, опросы, интервью и рабочие листы.
Характеристики
Эффективные встречи творческие, коллективные, инновационные и увлекательные. Они начинаются и заканчиваются вовремя. Кому-то поручено следить за минутами и повесткой дня. Запланированные перерывы происходят в назначенное время. Живые и позитивные обсуждения приветствуются. Участникам разрешено оценивать встречу. Эффективные встречи заканчиваются на дружеской ноте с посредником, обеспечивающим гармонию между участниками.
Частота и продолжительность
Питер Хани пишет в книге «Улучшение навыков людей», что эффективные встречи в идеале должны проводиться максимум раз в неделю, обычно для одних и тех же участников. Самые успешные встречи заканчиваются через час и обычно не продолжаются до двух часов.
Значимость
Плохо организованные встречи оказывают негативное влияние на моральный дух сотрудников, заставляя некоторых становиться скептиками и пессимистами, в то время как другие становятся апатичными и невнимательными. Неэффективные встречи, отмечает Барбара Дж. Стрейбель в книге «Руководство менеджера по эффективным встречам», ежегодно обходятся предприятиям в миллиарды долларов в виде упущенных возможностей и потерянного времени. Они наносят ущерб имиджу организации, подчеркивают ее неэффективное управление и снижают производительность. Эффективные встречи сохраняют два самых ценных ресурса компании: время и талант. Совместные и эффективные встречи заряжают энергией сотрудников.
