Если вы увлеченный работник и замечаете, что некоторые процедуры на вашей работе могут быть улучшены, вы можете написать предложение, чтобы ввести новые процедуры. Этот вид письма-предложения (или электронного письма) может быть классифицирован как внутреннее предложение. Написание внутренних предложений немного отличается от написания внешних. Поскольку вы пишете людям, которые работают в той же организации, что и вы, вы можете использовать свой внутренний жаргон и быть менее чувствительным к использованию конфиденциальной информации.
Создайте план для вашего предложения. Определите аудиторию, к которой вы будете обращаться с предложением. Если вы хотите, чтобы ваша организация внедрила новую систему бухгалтерского учета, например, обратитесь в бухгалтерию, возможно, в офис главного бухгалтера. Также определите цель вашего предложения - например, внедрение определенной системы учета. Кроме того, поставьте себя на место читателей. Это позволит вам лучше понять, как вы можете убедить аудиторию, что ваше предложение должно быть принято.
Начните писать предложение. В самом начале четко и четко изложите цель вашего письма. Например, вы можете написать: «Я пишу это письмо, чтобы попросить бухгалтерию рассмотреть вопрос о внедрении системы учета ABC».
Опишите текущие процедуры в вашей организации. Покажите любые недостатки в текущих процедурах. Например, текущая система учета может быть слишком трудоемкой для работы. Кроме того, это может привести к дорогостоящим ошибкам.
Предоставьте краткое описание новых процедур. Опишите, как они будут отличаться от старых. Сначала опишите ваше предложение всего несколькими предложениями. После этого, предоставьте как можно больше подробностей. Тем не менее, сделайте письмо с предложением кратким и кратким.
Приведите аргументы в поддержку реализации предложенных новых процедур. Четко перечислите преимущества, которые новые процедуры могут принести организации. Возможные выгоды могут включать более высокую производительность, лучшее качество производимых товаров или услуг, большую экономию на сырье и улучшенный моральный дух сотрудников.
Подкрепите свое предложение любыми документами, если применимо. Например, новые процедуры могли быть опробованы в других местах в вашей организации или в вашей отрасли. Четко отметьте все подтверждающие документы и укажите их значение в тексте письма-предложения.
Предоставьте подробную информацию о том, как предлагаемые процедуры могут быть реализованы в вашей организации. Если вы предлагаете ввести новую систему бухгалтерского учета, внедрение может осуществляться поэтапно. В течение некоторого времени новая и старая системы могли работать одновременно. После того, как новая система протестирована, старая система может быть снята с производства.
Попросите кого-нибудь еще прочитать письмо с предложением, прежде чем отправлять его. Спросите критику. Обсудите предложение и определите точки, в которых оно может быть улучшено. Измените некоторые предложения в предложении, чтобы сделать его более убедительным.
Отправьте свое предложение.
подсказки
-
Используйте простой язык. Если вам нужно использовать определенные термины, дайте их определения, если вы не уверены, что человек, читающий предложение, знаком с ними. Кроме того, отдавайте предпочтение коротким предложениям, которые понятны и понятны.
