Система мелких денежных средств помогает предприятиям быстро оплачивать небольшие расходы без учета каждой транзакции. Это отдельный денежный фонд, который выделяется на оплату поставок или других расходов с низким уровнем доллара. Чтобы должным образом контролировать мелкий денежный фонд и правильно его регистрировать для целей налогообложения, этот фонд следует хранить в надежном месте и часто сверять.
Мелкая кассовая система
В то время как некоторые предприятия розничной торговли несут небольшие расходы за счет своих средств, надлежащая система мелких денежных средств подразумевает выделение фиксированной суммы денег в коробке или ящике и использование ее для оплаты небольших расходов. Квитанции на расходы идут в поле вместе с любым изменением от транзакций. Общая сумма чеков и оставшихся денежных средств всегда должна равняться сумме, с которой вы начали. Например, если у вас есть мелкий денежный фонд в размере 100 долларов и вы тратите 27,52 доллара на канцелярские товары, ваша квитанция на покупку плюс оставшиеся деньги в фонде составят до 100 долларов.
поступления
IRS требует квитанции на все расходы свыше 75 долларов, но это хорошая привычка получать квитанции за каждую мелкую кассовую операцию, независимо от того, насколько она мала. Квитанции предоставят резервную копию чеков на пополнение мелкой наличности, когда вам нужно пополнить фонд. Когда мелкой наличности становится мало, всегда проверяйте баланс с квитанциями, прежде чем добавлять больше. Чтобы пополнить фонд, напишите чек компании «Petty Cash», обналичьте его и добавьте деньги в коробку. Квитанции и ведомость сверки мелких сумм поступают бухгалтеру для входа в учетную систему.
Составление отчетов
Лист сверки и квитанции о мелких суммах являются резервной копией для проверки пополнения мелких сумм. Введите их как одну транзакцию в банковском реестре и распределите промежуточные итоги для каждой категории. Например, если поступления в сумме составляют 97,12 долл. США и представляют 29,88 долл. США на канцелярские товары, 43,02 долл. США на техническое обслуживание и 24,22 долл. США на продвижение по службе, транзакция дебетует Банку 97,12 долл. США и кредитует канцелярские товары на сумму 29,88 долл. США, техническое обслуживание 43,02 долл. США и продвижение на работу 24,22 долл. США.
Ведение записей
Как и любые другие деловые расходы, IRS требует, чтобы вы хранили чеки и другие резервные копии в течение семи лет. Приложите квитанции к обратной стороне ведомости сверки мелких сумм и подайте файл при их вводе. Храните свои квитанции от яркого света. Некоторые чеки, напечатанные на термобумаге, исчезнут задолго до того, как будет выполнено требование хранения.
