Часть работы менеджера - дисциплинировать сотрудников, которые не соблюдают правила. В то время как простое устное предупреждение будет достаточно для первого нарушения, незначительные нарушения, более серьезные или повторные нарушения требуют документированного письменного предупреждения. Это поможет не только объяснить сотруднику, что он сделал неправильно и что от него ожидается, но также позволит вам сохранить копию предупреждения для файла сотрудника, что может пригодиться позже. Написание такого предупреждения может показаться сложной задачей, но с помощью письменного шаблона предупреждения процесс может быть довольно простым.
подсказки
-
Письменное предупреждение должно следовать стандартному шаблону и включать в себя информацию, такую как, какие правила были нарушены, подробное описание правонарушения и то, как работник должен улучшить.
Зачем использовать письменное предупреждение
Письменное предупреждение может быть полезно как сотруднику, так и компании. Для сотрудника предупреждение может содержать четкие указания и инструкции относительно того, что компания ожидает от нее и как улучшить свою работу, чтобы избежать дальнейших предупреждений. Для компании письменное предупреждение может помочь доказать, что были предприняты действия, поэтому дальнейшие шаги могут быть предприняты, если проблема не исчезнет. Это также служит документированием проблемы в случае, если сотрудник подает какой-либо юридический спор позже, например, в случае неправомерного увольнения.
Когда использовать эти предупреждения
У каждого бизнеса будут разные проблемы с разными сотрудниками в зависимости от собственных правил компании и типа людей, которые там работают. Это, как говорится, самая распространенная причина, по которой сотрудники работают во всех отраслях, это чрезмерное опоздание.
Обычно предупреждающее письмо сотруднику выдается после устного предупреждения, но это не всегда так. Если произошло серьезное одноразовое нарушение, имеет смысл обойти устное предупреждение и сразу же получить письменное предупреждение, которое может быть занесено в файл сотрудника. Стоит отметить, что все устные предупреждения должны быть задокументированы после факта, включая время и дату предупреждения, и они должны быть внесены в файл сотрудника, чтобы не было путаницы относительно того, был ли сотрудник предупрежден о конкретная проблема.
Использование письма выговора
Хорошей идеей будет поискать шаблоны для письменного предупреждения и письма о дисциплине сотрудника, прежде чем они понадобятся. Они должны быть настроены для вашей компании и подготовлены к использованию, прежде чем вы на самом деле наберете сотрудника. Каждый сотрудник, который получает предупреждение или уведомление о дисциплине, должен получить ту же форму, заполненную информацией, относящейся к конкретной проблеме, которая задокументирована. Это обеспечит справедливое и равное отношение ко всем сотрудникам.
Всегда заполняйте каждый пробел в предварительно напечатанном письме с предупреждением.Если что-то не применимо, вы можете написать «N / A», чтобы было ясно, что это не применимо и что вы не пренебрегали заполнением формы. Если вы на самом деле пишете письмо, используя шаблон, вам не нужно это делать, но вы все равно должны написать письмо максимально подробно, насколько это возможно. Эти шаги могут защитить вас, если позже возникнут юридические проблемы. По этой причине всегда используйте формальный язык и избегайте использования сокращения или жаргона.
Хотя вы должны работать с шаблоном, конкретный тон, используемый в письме с выговором, должен варьироваться в зависимости от серьезности нарушения. Например, если сотрудник несколько раз опаздывал, вы можете просто сосредоточиться на исправлении поведения и задать более позитивный тон, чтобы поощрить его приходить вовремя. Однако, если сотрудник ругается на клиента, вам может понадобиться гораздо более серьезный тон, который фокусируется на потенциальных штрафах, если он снова допустит ошибку.
Передайте письмо сотруднику лично, а не по электронной почте и не оставив его на столе сотрудника. Вы можете выбрать присутствие свидетеля или нет, но не обсуждайте этот вопрос публично с остальными сотрудниками. Это может быть сложно и неудобно, но это важно сделать. На самом деле может быть полезно поговорить с сотрудником о ситуации, так как она может полагать, что письмо звучит более или менее строго, чем вы предполагали, и даже ваше присутствие может помочь подчеркнуть тон, который вы намеревались использовать в письме., Вы можете смягчить удар письма, предложив сотруднику положительный отзыв, но никогда не делайте этого, если это вызывает замешательство в отношении серьезности предупреждения, которое вы делаете.
Всегда получайте подпись от сотрудника, пока вы находитесь. Если он отказывается подписать его, попросите его подписать письмо о том, что он отказался подписать предупреждение. Сохраните подписанную копию для записи сотрудника. Если работник подписал письмо о том, что он отказывается подписать предупреждение, прикрепите его к письму. Также предоставьте копию сотруднику для его записей.
Пример записи сотрудника
Письменное предупреждающее письмо должно начинаться с основных формальностей, таких как тема, дата, время, ваше имя, должность, название и должность сотрудника, а также имена других лиц, получающих копию памятки. Вы можете включить логотип вашей компании в верхней части формы, но это не обязательно.
Если у вас есть справочник сотрудника, вы должны сначала указать, какая часть политики компании была нарушена. Вы можете либо написать конкретную политику, либо просто включить ссылку на соответствующий раздел справочника. Если у вас нет справочника, просто напишите краткое изложение применимых правил компании.
Укажите, является ли это первым или последним предупреждением, и, если это серьезное нарушение, запишите это также. Предупреждение должно иметь временные рамки, означающие, что если пройдет достаточно времени, предупреждение будет удалено из записи сотрудника и не будет считаться предварительным предупреждением. Другими словами, предыдущее письменное предупреждение об опозданиях не должно учитываться в отношении работницы, если она начнет приходить в конце трехлетнего периода. Однако письмо все равно должно оставаться в личном деле сотрудника для справки. Как правило, первое предупреждение должно длиться шесть месяцев, серьезное нарушение должно длиться восемь месяцев, а последнее предупреждение должно длиться один год, но это может варьироваться в зависимости от политики вашей компании.
Затем опишите точно, что произошло, как можно подробнее, включая дату, время и имена всех вовлеченных людей. Не включайте субъективные детали, такие как высказывание, что работник был злым по отношению к другому сотруднику. Вместо этого, объясните, что именно сделал сотрудник, и это может быть истолковано как подлость. Вы можете написать свое описание событий, описание событий сотрудником и любые описания свидетелей, если эти учетные записи различаются. Если вы используете предварительно напечатанную форму и недостаточно места для записи всех соответствующих деталей, то при необходимости можно прикрепить второй лист бумаги.
Чтобы помочь сотруднику улучшиться, проследите за подробностями того, что произошло с тем, как поведение сотрудника должно измениться, и как скоро он должен будет внести такие изменения. Получите подробную информацию о том, к каким последствиям это приведет, если она не исправит свое поведение. Помните, что письменное предупреждение не является дисциплинарным действием, поэтому обязательно укажите, какие дисциплинарные взыскания произойдут в случае продолжения проблемы. Наконец, подпишите и поставьте дату в письме, представьте его сотруднику и попросите ее и всех свидетелей на собрании также подписать и поставить дату.
