Письменное предложение всегда предлагает ответить на потребность с помощью услуги, продукта или проекта. Чтобы добиться успеха, предложение должно одновременно информировать и убеждать аудиторию в квалификации, решении и бюджете заявителя.Запрашиваемое предложение обычно предоставляет конкретную информацию, которую читатели запрашивают в определенном порядке и формате. Нежелательное предложение иногда должно убедить читателей в том, что необходимость даже существует. В любом случае, предложение должно иметь убедительное начало, середину и конец. Приспособьте каждый раздел вашего предложения, чтобы кратко предоставить то, что ваши читатели должны знать, чтобы с уверенностью принять предложенное вами решение.
начало
Создайте «передовую тему» вашего предложения. Как правило, это состоит из сопроводительного письма, титульного листа, оглавления и резюме проекта. Резюме вашего предложения может принимать форму резюме объемом от 100 до 300 слов или резюме на одной странице.
Начните свое предложение с заголовка «Введение». Раскройте цель вашего предложения и просмотрите его содержание. Опишите ваши отношения со своими читателями или с различными источниками информации. Кратко опишите ваше решение, особенно его преимущества, чтобы привлечь ваших читателей.
Обсудите «Предысторию» вашего предложения. Укажите проблему и опишите свою аудиторию. Продемонстрируйте, что вы хорошо исследовали проблему с разных точек зрения, чтобы найти разумное решение. Четко изложите свои предпосылки и предположения и определите основные термины, которые вы используете в предложении.
средний
Опишите свое «Решение». Покажите своим читателям, почему ваше решение является лучшим способом решения насущной проблемы. Обсудите преимущества вашего решения убедительно, желательно с использованием достоверных фактов и цифр в поддержку ваших требований.
Опишите «подход» или «методологию», с помощью которой вы будете реализовывать свое решение. Включите информацию о том, как вы будете упорядочивать и управлять работой, а также обеспечите достаточный труд и ресурсы для достижения качественных результатов. Подробно график, который указывает основные этапы и критические контрольные точки, а план работы показывает вовлечение всех участников во времени.
Перечислите свои «Квалификации», чтобы ваши читатели чувствовали себя комфортно и уверенно в своих силах. Предоставьте доказательства того, что вы и ваша команда, если таковые имеются, имеют опыт и знания, чтобы хорошо выполнять свою работу.
Детализируйте «Бюджет», в котором перечислены все необходимые вам ресурсы и соответствующие расходы. Рассчитайте общую стоимость работ, включая рабочую силу, материалы, оборудование, материалы и т. Д.
Конец
Завершите «Заключение», которое повторяет и подчеркивает преимущества вашего решения. Призывать одобрение ободряюще, уверенно и убедительно. Предлагаем предоставить дополнительную информацию по мере необходимости.
Перечислите свои «Ссылки». Укажите источники, которые вы использовали для разработки своего предложения.
Составьте раздел «Приложения», состоящий из дополнительных документов, которые подтверждают заявления или иллюстрируют заявления, сделанные в вашем предложении. Они могут включать в себя электронные таблицы, блок-схемы, подобные проекты или тематические исследования, резюме, рекомендательные письма, официальные документы и так далее.
подсказки
-
Информационные потребности вашей аудитории должны определять, что включать или исключать из вашего предложения.
Уведите своих читателей от беспокойства по поводу проблемы к волнению по поводу вашего решения. Дополните информацию о своих расходах своими обнадеживающими квалификациями, а затем перечислите впечатляющие возможности и преимущества вашего решения.
Вам могут не понадобиться все вышеупомянутые разделы, и вы можете даже объединить несколько разделов в один. И наоборот, вы можете создавать новые разделы, чтобы удовлетворить потребности ваших читателей. Например, добавьте раздел «Обзор литературы» после «Предпосылки», чтобы описать работу, тесно связанную с вашим предложением; или добавьте раздел «Контракт» после «Квалификации», чтобы указать свои договорные предположения, ожидания или исключения.
Отформатируйте ваше предложение для удобства чтения. Составьте каждый абзац, чтобы он начинался или заканчивался вашей основной точкой, оставляя среднюю часть для подробностей или примеров. Убедитесь, что каждый абзац имеет длину не более 10 строк. Выделите курсивом или подчеркните ключевые моменты и используйте заголовки и подзаголовки, чтобы помочь читателям быстро находить информацию. Если не указано иное, используйте размер шрифта от 10 до 12 пунктов.
Проверьте ваше предложение на наличие орфографических и грамматических ошибок. Там, где это возможно, получите новый взгляд на ваше предложение перед его печатью и отправкой.
Создавайте шаблоны и адаптируйте соответствующие разделы успешных предложений в будущих предложениях.
