Письмо в деловом формате отличается от других видов письма. Рекомендации более жесткие, а стиль, в котором вы пишете, обычно предопределен. Цель при написании в деловом стиле - всегда выглядеть профессионально. Большая часть написанного вами будет для существующих или потенциальных клиентов, сотрудников или начальников. Некоторые из этих документов могут повлиять на то, насколько хорошо вы или ваша компания работаете, поэтому очень важно следовать рекомендациям.
Используйте блочный, модифицированный блочный или полублочный формат при написании делового письма. Формат блока наиболее часто используется. В этом формате все выровнено по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.
Напишите свой документ для аудитории. Сосредоточьтесь на их потребностях и интересах, а не на ваших. Подумайте о том, что читатели должны знать, и определите подходящий способ передачи информации этим конкретным читателям.
Используйте формальный тон, когда пишете начальству или клиентам. Используйте неформальный тон только для напоминаний или писем коллегам.
Подчеркните позитивную информацию и сфокусируйтесь на преимуществах для читателя. Это особенно важно при написании письма, содержащего отрицательное сообщение.
Пишите четко и кратко. Вы можете сделать это, оставив абзацы короткими, указав важную информацию в начале документа и абзацах и используя списки, когда это возможно. Это помогает вашим читателям, которым обычно не хватает времени, найти важную информацию, даже если они только просматривают документ.
Изучите документ, чтобы убедиться в отсутствии орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Любые ошибки в вашем письме могут сделать вас непрофессиональным или небрежным.
подсказки
-
Обычно в деловом документе можно использовать слова «я» и «вы». Однако будьте осторожны при использовании слова «мы», потому что это превращает ваши слова в отражение всей компании.
Всегда используйте двоеточие, а не запятую, после приветствия в деловом письме.
