Когда вам необходимо обобщить большое количество информации, заметка или письмо - эффективный способ сделать это. Многим людям трудно писать, и они считают, что у них нет словарного запаса, чтобы это делать. Но, как говорит учитель письма Уильям Зинссер, письмо - это просто мысли на бумаге. Все, что вам нужно сделать, это организовать свои мысли, следовать стилю выбранного вами формата и использовать простой и понятный язык.
Написание отчета в записке
Написать заголовок. Для заметки укажите в верхнем левом углу, кто должен читать памятку (например, Кому: Все сотрудники), кто ее написал (От: Ваше имя), кто еще получит ее (CC: Имя получателя): дата (текущая дата) и о чем она (тема: тема для адреса.)
Если это письмо, начните с даты и приветствия, например, «Всем сотрудникам:».
Рассмотрите свою аудиторию.Если вы пишете для широкой аудитории, используйте язык, понятный всем. Новые сотрудники могут еще не знать жаргона компании, а сотрудники одного отдела могут не понимать терминологию другого.
Сделайте набросок. Организация ваших мыслей позволяет четко писать. Подумайте, что ваша аудитория захочет узнать, и что вы хотите им сказать. Подчеркните основные выводы доклада и его значение для людей, читающих памятку.
Начните с сильных вступительных заявлений. Признать отчет и его выводы. Например, «В результате нашего недавнего исследования производительности мы внесем несколько изменений в нашу политику использования Интернета».
Объясните. Выделите любые данные или выводы, которые подтверждают заключение. «Консультанты обнаружили, что сотрудники проводят в среднем два часа в день, проверяя электронную почту и управляя командами фэнтези-спорта». Также дайте читателям знать, когда произойдут изменения.
Скажите людям, куда они могут обратиться за более полной информацией (если это уместно). Например, «мы обсудим это далее на нашей еженедельной встрече сотрудников в пятницу» или «Полный отчет доступен всем сотрудникам в формате PDF». Не подписывайте меморандум; Ваше имя находится наверху памятки. Если вы пишете письмо, используйте свое имя, полное имя или полное имя и должность в зависимости от обстоятельств и ваших предпочтений.
Перепишите и обрежьте беспорядок. Перечитай черновик и убери лишние слова. Например, «Корпоративное мнение заключается в том, что офис Scranton должен активно стремиться уменьшить проблемы непроизводительности путем ограничения неиспользования ресурсов компании», можно переписать так: «Корпорация попросила нас ограничить личное использование имущества компании. увеличит нашу производительность."
Корректура и проверка орфографии. Попросите проверенного коллегу проверить вашу грамматику и тон; плохо написанное предложение может быть истолковано так, как вы никогда не предполагали. Кроме того, запустите проверку орфографии, но будьте осторожны с функциями автоматической замены слов. Вы не хотите, чтобы в вашем отчете говорилось «Индонезия», когда вы имели в виду «Индиана».
