Хорошая связь с поставщиками вашей компании необходима для поддержания бесперебойной цепочки поставок. Когда ваш бизнес переезжает, вы хотите убедиться, что все ваши поставщики уведомлены и у вас есть время обновить контактную информацию и информацию о доставке. Письмо об изменении адреса не сложно подготовить, но вам нужно немного спланировать. Не оставляйте эту задачу до последней минуты.
Составьте полный список рассылки поставщиков вашей компании. Начните составлять список по крайней мере за шесть недель до даты вступления в силу деловой перестановки, чтобы вы могли отправлять письма об изменении адреса заранее. В некоторых случаях вам может потребоваться отправить более одного письма. Например, у поставщика может быть отдел заказов и доставки, который отделен от своих отделов выставления счетов. Вы должны будете уведомить обоих.
Поместите информацию об изменении адреса только в тексте письма поставщикам. Используйте фирменный бланк вашей компании или укажите свой текущий адрес и контактную информацию в приветствии или закрытии письма в соответствии с вашим обычным форматом делового письма.
Сообщите поставщикам, что ваше предприятие перемещается в первом абзаце письма, и укажите дату изменения. Фактическое перемещение может занять несколько дней, поэтому укажите точную дату, когда корреспонденция и посылки должны быть отправлены на новый адрес. Объясните, почему компания движется. Например, сообщая поставщикам о том, что компания расширяется и нуждается в более крупном объекте, вы узнаете, что происходит таким образом, что это создает благоприятное впечатление. Если будет период, в течение которого операции будут закрыты, укажите даты, когда бизнес будет закрыт.
Поместите новый почтовый адрес предприятия во второй абзац. Если почтовый адрес будет отличаться от адреса улицы, включите его. Укажите любую другую контактную информацию, которая меняется, например номера телефонов. Отправьте письмо об изменении адреса по крайней мере за три недели до переезда, чтобы у поставщиков было время обновить свои записи. Наконец, укажите номер телефона или адрес электронной почты, чтобы продавцы могли задать вопросы, если это необходимо.
подсказки
-
В ответ на ваше письмо отправьте электронное письмо с просьбой подтвердить получение письма об изменении адреса и напомнить продавцам о предстоящем переезде. Вы можете также опубликовать изменение адреса на своем веб-сайте и в социальных сетях. Укажите веб-адреса этих сайтов в письме и в электронном письме.
