Изменение процедур выставления счетов вашей компании может повлиять на то, как вы ведете бизнес со множеством клиентов. Вы не можете просто изменить запланированные даты выставления счетов, увеличить суммы платежей или иным образом пересмотреть свои условия, не уведомив ваших клиентов заранее. В противном случае вы столкнетесь с перспективой звонков, жалоб, потери доходов и негативных комментариев. Составьте письмо, которое вы отправляете своим клиентам, чтобы оно содержало полные ответы на вопрос «кто, что, когда и где» вашей новой политики.
Уточнить цель
Официальные сообщения о процедурных изменениях должны начинаться с четких заявлений об источнике информации, населении, на которое она влияет, и характере изменений. Для достижения этой цели используйте фирменный бланк вашей компании, чтобы получатель сразу узнал вашу личность. Если вы настроили ваше сообщение в программном обеспечении для обработки текстов как проект слияния, вы можете включить в каждое письмо индивидуальное приветствие, чтобы избежать страшного введения «Уважаемый клиент», которое обезличивает любое сообщение. Подтвердите свою признательность за бизнес получателя и изложите основы политики в кратком первом абзаце. Например, вы можете объявить: «Поскольку мы ценим вас как клиента, мы связываемся с вами, чтобы сообщить вам о предстоящем изменении наших процедур выставления счетов, которое повлияет на вашу учетную запись у нас».
Сообщить подробности
После того, как вы представите общую тему вашего общения, перейдите к пункту в следующем параграфе. Объясните - как можно более кратко - грядущее изменение и отличия новых правил от старых. Клиенты хотят точно знать, как ваша политика влияет на них. Если вы не предоставите четкого, логичного объяснения, которое отвечает на все очевидные вопросы, которые он поднимает, ваш телефон начнет звонить вскоре после того, как ваши письма поступят в почтовые ящики получателей. Чтобы убедиться, что вы обратились ко всем необходимым деталям, попросите друзей, коллег или других посторонних прочитать ваше письмо на стадии его прототипа и доработать ваше сообщение в свете любых вопросов, которые они поднимают.
Подтвердить сроки
Определите, когда именно изменения вступят в силу. Если клиенты должны начать использовать новый платежный адрес, действующий с платежным циклом определенного месяца, скажите им: «Начиная с вашего платежа месяц и год, отправьте свой чек на адрес». Если клиенты увидят изменение условий оплаты, сообщите им: «Мы повышаем ваш минимальный платеж с числа до числа процентов от вашего баланса по состоянию на месяц и год». Чтобы избежать путаницы, используйте это заявление о сроках, чтобы подвести итоги изменения и указать полную дату, чтобы ваше письмо стало реальным справочным документом для клиентов в будущем.
Сделайте это официальным
Прежде чем закрыть письмо, четко, но дружелюбно проясните, что ваши изменения не представляют собой необязательные условия. Клиенты должны понимать, что они не могут отказаться от ваших процедур, кроме как закрыв свои учетные записи, и что продолжение работы с вами после даты изменения подтверждает, что они принимают и соглашаются соблюдать ваши новые правила. Укажите свое имя и контактную информацию, даже если все это фигурирует как часть вашего фирменного бланка, и подчеркните, что вы приветствуете звонки клиентов, если у них есть вопросы или комментарии.
