Одним из часто пропускаемых, но ценных аспектов бизнеса является приветствие голосовой почты. Памятные и профессиональные записи оказывают положительное влияние. Сделайте приветствие подходящим для компании, добавив при этом стиль и индивидуальность. Лучшие исходящие записи имеют правильное количество аромата, не теряя при этом профессионального оттенка.
Основные ингредиенты
У деловой голосовой почты должно быть несколько компонентов, которые сообщают. Включите имя человека, добавочный номер которого был набран, название компании и отдел. Пригласите звонящего оставить сообщение; часто звонящий не понимает, что он получил голосовую почту. Сообщите клиентам, когда они могут перезвонить, и предложите альтернативный контакт, если это возможно. Добавьте веб-сайт компании или адрес электронной почты. Для краткости оставьте только один дополнительный контакт, предостерегает Кристофер Налл, пишущий в PC World. Создайте приветствие коротко и к месту.
Нет-Nos
Не используйте мобильный телефон для записи приветствия. Для записи приветствия предпочтение отдается наземной линии. Качество звука на сотовом телефоне не так хорошо, как на стационарном телефоне. Профессиональные поздравления не должны звучать искаженными или хриплыми. Избегайте стандартных приветствий. Они звучат автоматически, безлично и холодно. Убедитесь, что фоновые шумы не записаны. Плохо записанное телефонное приветствие может отвлечь клиентов. Избегайте «гм» и «гм». Подготовьте сценарий перед записью, чтобы он легко проходил.
Общее Приветствие
Общее приветствие используется ежедневно для пропущенных звонков, когда телефон находится без присмотра. Это приветствие обычно звучит для людей, звонящих из-за пределов компании.
«Вы достигли (компания), где (лозунг). Это (имя), ваш гид (отдел). К сожалению, я не могу сейчас дозвониться до телефона, но оставлю мне сообщение с вашим именем и номером телефона, и я перезвоню вам как можно скорее. Или не стесняйтесь, присылайте мне по электронной почте (адрес электронной почты). »
Приветствие вне офиса
Сообщения об отсутствии на работе используются, когда кто-то уходит из офиса в течение заданного периода времени. Большинство служб голосовой почты позволяют воспроизводить приветствие в течение определенного промежутка времени, поэтому никто не должен забывать отключать приветствие при отсутствии на рабочем месте.
«Привет, это (имя) в (отдел). Я нахожусь вне офиса до (дата). Я буду проверять свою голосовую почту в течение дня, поэтому, пожалуйста, оставьте мне сообщение, и я перезвоню вам как можно скорее. Если вам нужна дополнительная помощь, вы можете связаться с (альтернативным контактным лицом) по телефону (номер телефона) или посетить наш веб-сайт по адресу (URL) ».
