Независимо от того, проводите ли вы корпоративный ретрит, конвент или другое специальное мероприятие, приглашенные докладчики могут предложить вашей аудитории новые перспективы и полезный опыт. Контрольный список может помочь организовать мероприятия, чтобы все прошло гладко. Ради организации разделите контрольный список по областям: командировки, финансы, технологии, адреса и потребности докладчиков. Ведущий и докладчик могут создавать контрольные списки в этих категориях, чтобы убедиться, что у мероприятия нет никаких сложностей.
Организация путешествий
Приглашенные докладчики, будь то платные или волонтеры, обычно должны посещать помолвку. Это может быть связано с крупными планами поездок, такими как авиабилеты и гостиница, или простая поездка на автомобиле. Все зависит от принимающей организации. Узнайте, откуда идет оратор, какой вид транспорта ей понадобится, а также о предпочтениях по времени прибытия и отъезда.Кроме того, получите соответствующую информацию говорящего, такую как дата рождения, которая необходима для некоторых бронирований. Затем в контрольный список следует включить бронирование поездки - бронирование гостиницы при необходимости и организация наземного транспорта, например, автомобиля. Добавьте примечание, чтобы подтвердить все договоренности за несколько дней до помолвки. Контрольные списки докладчиков должны включать предоставление организатору информации, а также подтверждение деталей.
Финансовые соглашения
Пункты в контрольном списке хоста должны включать подтверждение того, что платеж был сделан спикеру. Зачастую спикерам выплачивается часть до события в качестве вознаграждения, а часть - после успешного завершения задания. Если это так, составьте два контрольных пункта, чтобы не забыть. Финансовый контрольный список докладчика должен включать предоставление организатору всех соответствующих данных, таких как адрес или номер счета для прямого депозита, а также подтверждение того, что оплата была произведена.
Технологические потребности
Многие приглашенные докладчики используют технологии в качестве части своего адреса. Приглашенные докладчики должны составить список всего, что им нужно - включая ноутбуки, проектор и экран, кабели, указатель, микрофон и так далее. Хозяин должен запросить эту информацию и добавить практические элементы, такие как шнуры питания, резервные ноутбуки и технический персонал под рукой для решения любых проблем.
Речь и материалы
Принимающие организации должны дать понять, что они ищут от докладчика. Это может включать конкретную тему для рассмотрения или более практические детали, такие как длина адреса. Составьте список всего и отправьте его докладчику. Для докладчика этот контрольный список должен включать завершение и редактирование адреса. Докладчик также должен отметить создание дублирующих копий речи и вспомогательных материалов, таких как PowerPoint. Ведущий и говорящий должны заранее сотрудничать, чтобы определить, предоставит ли выступающий предварительную копию адреса, возможно, для СМИ или для переводчика языка жестов.
Забота о спикере
Этот раздел контрольного списка предназначен для хоста, а не для докладчика. Ваш докладчик должен рассматриваться как VIP на мероприятии. Назначьте человека, который будет выполнять функции связующего звена и обработчика для говорящего, и предоставьте говорящему контактную информацию назначенного лица. В день события убедитесь, что обработчик знает, где поприветствовать говорящего, и предоставит все необходимые обновления для события и важные детали. Хендлер также должен познакомить докладчика с важными людьми в организации. Добавьте в контрольный список предметы, обеспечивающие комфорт говорящего во время мероприятия, такие как бутылки с водой на подиуме. Наконец, добавьте элементы контрольного списка, чтобы напомнить себе, что нужно поблагодарить докладчика после события - возможно, с рукописной запиской или цветочной композицией - и завершить любые платежи.
