Работа планировщика встреч может быть сложной, учитывая количество деталей, связанных с планированием и проведением конференции докладчиков, но если вам нравится задача многозадачности и вы знаете, как хорошо разбираетесь в жонглировании деталями, вы будете хорошо подготовлены к работа.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Главный контрольный список
-
Спикер контракты
-
место встречи
-
План аварийного резервного копирования
Начните планировать конференцию докладчиков, по крайней мере, на год вперед - дольше, если люди, которых вы намереваетесь представить в качестве приглашенных докладчиков, - это высокопоставленные мужчины и женщины, чьи календари наполняются годами раньше. Создайте основной контрольный список, который детализирует каждую задачу, которая должна быть выполнена для привлечения докладчиков на конференцию, а также материалы, оборудование и материалы, которые необходимо получить для проведения мероприятия.
Закажите место проведения конференции в легкодоступном месте, которое удобно расположено рядом с аэропортами, остановками общественного транспорта, отелями, ресторанами и другими удобствами, так как сотрудники этих центров обучены круглосуточному обслуживанию людей. Попросите своего адвоката составить стандартный контракт на выступление, чтобы вы имели юридически обязывающее соглашение с каждым оратором, чтобы он появлялся и участвовал в этом мероприятии.
Работайте над своей повесткой дня конференции, чтобы спикеры были запланированы целенаправленно Назначьте наиболее динамичных докладчиков для работы с основным и последним слотами, чтобы посетители были в восторге от замечаний первого и вдохновлены словами последнего. Проинформируйте докладчиков о своих временных рамках и убедите их в том, как важно уделять время вопросам на местах.
Заказывайте расходные материалы, регистрационные столы, организуйте аренду оборудования, вывески, значки и систему получения кредитных карт / наличных для тех, кто не приобрел предварительные билеты. Отправьте подтверждающее расписание докладчикам конференции за несколько месяцев до даты, чтобы у участников было достаточно времени для составления планов транспортировки. Проверьте обязанности вашей организации, например, возмещение стоимости авиабилетов, предварительно забронированное жилье или лимиты суточных расходов, и убедитесь, что докладчики получают список социальных мероприятий, на которые они приглашены в рамках своего визита.
Создайте резервный план, охватывающий катастрофические возможности: смерть или ранение оратора или смена места встречи в последнюю минуту. Назначьте добровольцев выступать в качестве хозяина каждого докладчика и зарезервируйте лимузин или такси, чтобы отвезти докладчиков, если транспорт не входит в обязанности хозяина. Выполните последние задачи, такие как заказ закусок и ящиков с водой для ораторов.
Проверьте свою выносливость за последние дни перед конференцией - если аудиовизуальные средства пропадут, могут возникнуть путаницы в гостиничном номере, а самолеты задержатся, это как раз то время, когда вещи выходят из-под контроля. Сохраняйте остроумие о себе и полагайтесь на свой основной контрольный список. После того, как вы написали благодарственные послания после конференции, сделайте себе одолжение и отправьтесь в отпуск. Ты заслужил это.
