Есть моменты, когда вам нужно изменить описание работы сотрудника или когда вам нужно назначить конкретную задачу сотруднику для специального проекта или на конечный период времени, например, отпуск другого сотрудника или отпуск. Независимо от обстоятельств, общение является важным элементом назначения работы. Общение может сделать разницу между отличной работой и неполной работой.
Определите причины назначения работы вашим сотрудникам. Процесс перераспределения работы отличается для пересмотра описания работы от процесса назначения обязанностей для командного проекта. Перепроектировать описание работы относительно просто, потому что у вас есть пустой холст, с которого можно начинать назначать обязанности. Например, если вам нужно назначить работу для помощника руководителя, проведите исследование типичных обязанностей помощника высшего руководства. С другой стороны, если ваша команда работает над конкретным проектом, определите, какие задачи являются частью общего проекта, и определите ресурсы сотрудников, доступные вам.
Инвентаризация навыков, опыта и способностей ваших сотрудников. Кроме того, спросите сотрудников об их предыдущем опыте работы и карьерных интересах. Согласно сообщениям Женских СМИ, делегирование требует внимания к навыкам сотрудников. В нем говорится: «Убедитесь, что вы делегируете кому-то, кто может успешно выполнить задачу под рукой». Это ваша возможность мотивировать сотрудников, которые хотят продемонстрировать свои возможности и повысить свою ценность для организации.
Составьте список заданий. Используйте свой обзор резюме, приложений и отзывов сотрудников, чтобы определить, кто обладает необходимыми навыками для выполнения работы. Если у вас есть два или более сотрудника, которые имеют одинаковую квалификацию и заинтересованы в выполнении одной и той же работы, разработайте способ разделения обязанностей, чтобы один сотрудник не имел преимуществ перед другим.Если имеются лишь небольшие различия в квалификации сотрудников, рассмотрите возможность присвоения их наиболее квалифицированным сотрудникам и назначения заместителя в случае, если один сотрудник не может выполнить задачу.
Разработайте метод общения, который объясняет назначенную работу, необходимую квалификацию и ожидания. Это самый важный шаг в назначении рабочих обязанностей, поэтому ваше общение должно быть четким и должно охватывать каждый элемент работы. Ожидаемые результаты и ожидаемые рабочие места являются частью ваших стандартов работы. Стандарты производительности - это измерения, которые вы используете для оценки производительности. Примером стандарта производительности для назначенной работы может быть «Использование Microsoft Access для ввода 100 записей продаж в неделю с точностью не менее 98%». Используя этот пример, вы назначаете новую задачу, а также устанавливаете стандарт производительности, который включается в оценку эффективности сотрудника.
Обсудите новое назначение с сотрудником. Будьте готовы ответить на вопросы о том, как выполнить задание, сроки и кому сотрудник должен направить любые вопросы о назначении. Это часть вашего метода общения. Вы должны быть в состоянии полностью объяснить задачу, почему она важна для организации, какие навыки необходимы и какую пользу получает сотрудник от выполнения новой задачи. Сотрудники, которые заинтересованы в карьерном росте или повышении квалификации, заинтересованы в том, чтобы узнать, какую пользу они получают от принятия новых обязанностей.
