Когда вам необходимо написать профессиональный отчет, вы можете быть не уверены в том, какую информацию включать. Деловое письмо, особенно для отчетов, часто имеет формат и стиль, которому следует следовать. Когда вы привыкли писать в формате и стиле, необходимых для профессиональных отчетов, вы сможете быстро и легко составить отчет.
Просмотрите стиль написания отчета. В отличие от повествования или написания эссе, составление отчетов очень эффективно. Любые лишние слова должны быть удалены, а язык прост и понятен. Используйте активный голос и избегайте лишней информации.
Добавляйте предметы от пуль, когда вы можете. Вместо того, чтобы объяснять что-то в форме предложения, отчет объяснит это с помощью списка. Например, функции бизнес-проекта будут записаны не в форме абзаца, а перечислены с помощью маркеров.
Разбейте абзацы так, чтобы длина каждого из них составляла всего несколько строк. Написание отчета не включает в себя длинные абзацы.
Избегайте включения информации, которую ваша аудитория уже знает. С эссе вы часто предполагаете, что читатель ничего не знает о теме. При написании отчета удалите всю информацию, которую ваша аудитория уже знает. Например, если вы пишете отчет о новой политике компании для управленческого персонала, не включайте общую информацию о вашей компании, которую менеджеры уже знали бы. Однако эта информация может быть включена, если отчет предназначен для группы новых сотрудников.
Включите дополнительные материалы в бизнес-отчет. Такие вещи, как диаграммы, графики, фотографии, таблицы, диаграммы и другие визуальные эффекты, могут быть использованы для улучшения отчета и уточнения значения.
Размещайте заголовки по всему отчету, чтобы читателю было проще ссылаться на различные разделы.
