По определению, всеобъемлющий отчет предназначен для более детального изучения темы или идеи. В бизнесе всесторонние отчеты часто используются, чтобы оценить и обсудить финансовое положение компании. Комплексные отчеты могут использоваться и для других целей, таких как обобщение новой бизнес-тенденции или описание нового целевого рынка. Изучение того, как написать подробный отчет, может быть полезным деловым навыком для сотрудников любого уровня.
Прежде чем начать писать
Прежде чем приступить к написанию исчерпывающего отчета, соберите всю необходимую информацию, данные, диаграммы, таблицы и документы, на которые вы будете ссылаться при написании. Вы должны создать схему, инструмент для письма, который поможет вам организовать ваши мысли в структурированном формате. Схема обычно состоит из коротких предложений или фраз, которые могут служить отправными точками для различных разделов вашего отчета. Хотя эти разделы будут различаться в зависимости от типа отчета, который вы пишете, они могут включать резюме, введение, оглавление, несколько основных параграфов, заключение, приложение и раздел ссылок.
Написание отчета
Используя свой план для руководства, начните с написания первого проекта всеобъемлющего отчета. Начните с введения, которое расскажет читателям, что они собираются прочитать, и объяснит основные моменты, которые будут изложены в отчете. После введения добавьте несколько абзацев или отдельных разделов, которые касаются ключевых моментов вашего отчета. В конце отчета напишите заключение, которое обобщает отчет. Заключение должно объединить все основные моменты, которые вы сделали в отчете. Он может включать ваши рекомендации или мнения по данной теме.
Краткое содержание
После того, как вы написали свой отчет, полезно написать резюме. Это состоит из нескольких параграфов, которые суммируют весь отчет. Резюме должно дать читателю сжатый предварительный просмотр всеобъемлющего отчета, чтобы они могли выделить основные моменты. Этот раздел документа часто полезен занятым руководителям, которые хотят предварительно просмотреть отчет, чтобы понять, о чем он. Одним из кратких примеров резюме может быть:
Пример:
Digital Shirts, Inc. предлагает высококачественные рубашки на заказ с фирменным алгоритмом. Наши магазины расположены в одних из лучших торговых центров страны, почти исключительно в районах с высоким уровнем дохода. Наши специалисты по продажам хорошо обучены, чтобы создать опыт покупки рубашки ремесленника для каждого клиента.
Этот отчет был поручен для описания деталей предлагаемого нового крыла компании.
Опираясь на данные за последние пять лет, отчет показывает, что доходы стали на прежнем уровне, в то время как в других крупных розничных сетях наблюдается рекордный рост. После обширных исследований следственный отдел установил, что в каждой компании, которая сообщила о росте доходов, также увеличился объем цифрового контента, связывающего их со своими клиентами.
Компания R & D определила, что приложение для цифровой подгонки, разработанное, чтобы придать каждой рубашке идеальную форму без обширных посещений, посвященных индивидуальной подгонке, приведет к существенному увеличению дохода. В этом отчете более подробно описывается, как будет использоваться приложение, объем практических исследований, которые были проведены, и прогнозируемые результаты применения этой технологии.
Рекомендуется, чтобы все магазины начали использовать новую технологию цифровой примерки, а учебные и маркетинговые материалы должны быть созданы вовремя, чтобы воспользоваться предстоящим праздничным сезоном.
Вспомогательные документы полезны
Перечислите источник любых диаграмм, таблиц или графиков, которые вы использовали в отчете в приложении, и добавьте свои источники исследований на страницу ссылок. Эти подтверждающие документы добавят вес вашим аргументам.
Процесс редактирования
После завершения первого черновика вернитесь к подробному отчету, чтобы внести изменения и дополнения по своему усмотрению. Вы можете получить несколько черновиков к концу процесса написания. На протяжении всего процесса написания, помните свою целевую аудиторию. Тип используемого вами языка будет зависеть от того, кто будет читать полный отчет. Например, если вы пишете для эксперта в данной области, вы можете включить сложные, специфичные для отрасли термины. Но если вы пишете для непрофессионала, избегайте использования жаргона и запутанных сокращений. В некоторых случаях может иметь смысл написать отдельный всеобъемлющий отчет для каждой группы заинтересованных сторон.
После того, как вы закончите писать
После того, как вы завершили процесс написания, важно вычитать вашу работу несколько раз, внося необходимые исправления. Прежде чем отправлять подробный отчет целевой аудитории, попросите сотрудника отдела коммуникаций вашей компании вычитать и отредактировать документ. Этот шаг имеет решающее значение, если в будущем представители общественности будут читать всесторонний отчет.
Точность, правильная грамматика и орфография являются ключевыми, особенно если отчет будет прочитан менеджерами высшего звена в вашей компании. В то время как ваша работа не будет прочитана каждым сотрудником корпоративного офиса компании, отличный всеобъемлющий отчет может помочь вам выглядеть лучше только тогда, когда придет время продвижения.
