Отчеты о ходе работы являются четкими, с более формальным дизайном, чем квартальные отчеты. Последние различаются по формату от бизнеса к бизнесу и от учреждения к учреждению. Однако следующие два основных принципа применимы к обоим: будьте внимательны к своей аудитории и к тому, что они ожидают найти в отчете, и сохраняйте четкость и лаконичность ваших писем, с серьезным, небрежным тоном и точным, открытым и надежным стилем.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Данные и информация, которые будут включены
-
Хорошая программа обработки текста, такая как Microsoft Word
Используйте традиционный формат напоминания как для прогресса, так и для квартального отчета. Начните с даты, имени и должности лица, которому будет направлен отчет, вашего имени и должности, а также четкой и краткой сюжетной линии. Например, темой для отчета о ходе работы может быть «Прогресс в реализации проекта интеграции данных». Строка темы для квартального отчета часто менее конкретна и просто говорит что-то вроде «Квартальный отчет для отдела данных, третий квартал 2010 года». Если квартальный отчет представляет собой один из нескольких документов, отправляемых одному и тому же человеку, убедитесь, что вы знаете точный формат, который ожидает этот человек.Читатель должен быстро переварить все поступающие данные и будет ожидать, что в каждом отчете будут содержаться определенные типы информации в одном и том же месте.
Для отчета о ходе работы откройте сводную информацию о ходе работы, например «Проект интеграции данных выполняется в соответствии с графиком и бюджетом». Если вы ищете что-то конкретное - помощь от другого сотрудника или отдела, дополнительные средства и т. Д. - перечислите это немедленно, чтобы удостовериться, что это не пропущено читателем. Аналогичным образом откройте квартальный отчет, обобщив информацию, содержащуюся в отчете.
Подробно опишите фон проекта, который может быть включен в сводку прогресса, если вы хотите, путем быстрого суммирования деталей и описания его цели и графика. В рамках ежеквартального отчета вы можете включить информацию о прогрессе, достигнутом со времени последнего отчета, с учетом как хорошего, так и плохого. Имейте в виду, что вы хотите быть открытым и честным.
Укажите в отчете о проделанной работе все выполненные работы и используйте глаголы действия, чтобы подчеркнуть, что работающие над проектом трудолюбивы. Вы также можете указать конкретные даты, когда фазы проекта были завершены или когда его часть стала активной или стала доступной в Интернете, или какова бы ни была цель. На этом этапе в ежеквартальном отчете и в соответствующем формате начните детализировать достигнутый прогресс. Перечислите проблемы, которые необходимо решить.
Предоставьте подробную информацию в отчете о проделанной работе обо всех проблемах, с которыми вы сталкиваетесь, стратегии их решения и график их решения или объяснение причин возникновения проблемы.
Составьте график работы в отчете о проделанной работе вместе с достижениями, которые вы ожидаете в течение предстоящего интервала времени. Вы можете завершить отчет общей оценкой проекта и достигнутых результатов. В ежеквартальном отчете прогнозируйте будущие возможности и проблемы, а также ожидаемые результаты и важные мероприятия. Возможно, закончим запросом комментариев, отзывов и идей.
